Statistik mit ASDPC
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Diese Anleitung führt Schritt für Schritt durch die Erstellung der amtlichen Schulstatistik NRW mit ASDPC32 unter optionaler Verwendung des Datenimports aus SchILD NRW. Dazu wird die einmalige und jährliche Vorbereitung von ASDPC erklärt, weiterhin werden Hinweise für den Ablauf und die Fehlersuche aufgeführt.
Aspekte, die nicht direkt zur Statistik gehören - zum Beispiel die Ersteinrichtung von ASDPC oder Anmerkungen zum Verschlüsselungsverfahren - werden auf Unterseiten weiter ausgeführt und sind je nach Bedarf oder Interesse aufzurufen.
Die Statistik mit ASDPC wird grundlegend in folgenden Schritten durchgeführt:
- Vorbereitung von ASDPC sowie Ihrer Schulverwaltungssoftware
- Ausfüllen der Belege in ASDPC, die in diesem Jahr gefordert sind.
- Prüfen und Korrekturen durchführen [dieser Schritt wird so oft wie nötig wiederholt]
- Abschicken der Statistik an IT.NRW
Weitere Supportangebote
Über diese Anleitung hinaus besteht die Möglichkeit, im SVWS-Forum zu suchen, ob Ihre Frage oder das Problem schon beantwortet bzw. gelöst wurde.
Weiterhin sind Schulen in NRW Fachberater zugeordnet, die Sie über die Fachberatersuche unter Angabe Ihrer Schulnummer finden können. Versuchen Sie bitte zuerst eventuelle Fragen über die Supportangebote und/oder mit Ihrem Fachberater zu klären, bevor Sie sich direkt an IT.NRW wenden.
Kontakte zu IT.NRW für Fragen zu ASDPC32 und Inhalten der Statistik bzw. zu technischem Support finden Sie im jährlichen Rundschreiben zur Haupterhebung von IT.NRW: "Anschreiben zu ASDPC". In diesem Anschreiben sind auch die Fachberater-Kontakte der Bezirksregierungen genannt, die für eventuelle Abgabetermine betreffende Anfragen zuständig sind.
Abschließend ist noch auf die Fortbildungen Ihrer Bezirksregierung zu verweisen, die im Vorfeld der Statisik angeboten werden.
Erstinstallation und Einrichtung von ASDPC
Die Grundinstallation und eventuelle Updates sind unter diesem Link herunterzuladen: https://www.svws.nrw.de/download/asdpc32
ASDPC benötigt zur Installation zwingend Administratorrechte. Kontaktieren Sie bei Bedarf Ihren zuständigen Hardware-/Softwareverwalter bzw. Dienstleister. Eine Installation auf anderen Betriebssystemen als MS Windows wird nicht unterstützt.
''Todo: Tatsächliche Installation'' mit Bildern
Es lässt sich auch von ASDPC heraus auf Updates prüfen:
Bitte beachten Sie, dass vor oder während der Statisik noch weitere Updates mit Fehlerkorrekturen erscheinen können. Prüfen Sie bitte vor der Arbeit, ob Sie mit der neuesten Version von ASDPC32 arbeiten.
Schlüsselmanagement
Allgemeine Informationen
Die einzulesenden Vorgabedaten sowie die abzugebende Statistik sind mit einem asynchronen Schlüsselverfahren verschlüsselt. Hierzu müssen Sie zwei Schlüsseldateien besitzen:
- einen öffentlichen Schlüssel, mit dem Dateien verschlüsselt werden können.
- den privaten Schlüssel, mit dem Sie verschlüsselte Dateien entschlüsseln können.
Beide Schlüsseldateien haben das folgende Format:
- SXXXXXX_JJJJMMTT_SSMMSS.xxx
Wobei "SXXXXXX" Ihre Schulnummer ist, "JJJJMMTT_SSMMSS" ist das Datum mit Uhrzeit, wann der Schlüssel erstellt wurde. Die Endung .xxx ist ".pub" für den öffentlichen Schlüssel ("public") und ".sec" für den privaten Schlüssel ("secure"). Zum Beispiel wäre ein öffentlicher Schlüssel S123456_20200102_122344.pub von der Schule "123456" am 02.01.2020 um 12:23:44 erstellt worden.
- Senden Sie immer Ihren aktuellsten öffentlichen Schlüssel (.pub) als E-Mail-Anhang an schluessel.schule@it.nrw.de.
- Halten Sie Ihren privaten Schlüssel (.sec) geheim und geben Sie ihn nicht weiter! Schicken Sie ihn nicht an IT.NRW.
Der öffentliche Schlüssel wird standardmäßig im Verzeichnis \ASDPC32\ASD\SCHLUESSEL gespeichert, haben Sie ASDPC in C:\Programme installiert, wären die Schlüssel somit bei C:\Programme\ASDPC32\ASD\SCHLUESSEL zu finden.
Es empfiehlt sich, das Schlüsselpaar separat z.B. auf einer externen Sicherungsfestplatte oder einem beschrifteten USB-Stick zu speichern und sicher, etwa im Tresor, zu lagern.
Neu Erzeugen, Einlesen und Sichern von existierenden Schlüsseln
Starten Sie ASDPC nach einer Erst- oder Neuinstallation, werden Sie auf das Fehlen von Schlüsseln hingewiesen:
Es gibt hier zwei Möglichkeiten:
- Lesen Sie ein existierendes Schlüsselpaar von ihrem Rechner oder anderen Datenträger ein.
- Erstellen Sie ein neues Schlüsselpaar.
Wenn Sie ein neues Schlüsselpaar erstellen, sind eventuell vorhandene alte Schlüsseldateien nicht mehr gültig! Sollten Sie schon Schlüssel haben, klicken Sie hier auf "Nein".
Um die Schlüsselverwaltung zu erreichen
- starten Sie ASDPC
- Dann starten Sie die Haupterhebung über das Menü "Anwendung starten" ➥ "Erhebung Amtliche Schuldaten (ASDPC)"
- Wählen Sie nun den Menüpunkt "Extras" und dann "Schlüsselverwaltung" an
- Hier haben Sie nun die Option, Schlüssel zu
- "Erzeugen",
- "Schlüssel speichern" (nach C:\Programme\ASDPC32\ASD\SCHLUESSEL) oder
- "gespeicherte Schlüssel einlesen"
Um einen Schlüssel zu erzeugen, benötigen Sie die ASD-Signatur Ihrer Schule. Diese ist im geschützten Bereich des Bildungsportals abzurufen.
Haben Sie einen Schlüssel erzeugt, werden Sie aufgefordert, diesen an IT.NRW zu senden. Bitte denken Sie daran, nur den öffentlichen (.pub) und niemals den privaten Schlüssel (.sec) zu versenden.
Hier im Beispiel geht hervor, dass diese Schlüssel am 09.09.2021 um 10:55:53 erzeugt wurden.
Über "Extras" in der aktuellen Haupterhebung haben Sie auch in einem laufenden Schuljahr Zugriff auf die Funktion "dienstliche Dokumente bzw. Dateien entschlüsseln". Diese Funktion hat mit der amtlichen Schulstatistik nichts zu tun, sondern wird genutzt, um der Schule Dateien über den gesicherten Bereich des Bildungsportals zukommen zu lassen. In einem solchen Fall werden Sie per Email über das Vorliegen solcher Dateien informiert.
Mögliche Fehler bei Ver- und Entschlüsselung
- Aus Sicht von IT.NRW ist der aktuellste Schlüssel immer der zuletzt zugeschickte. Wurde Ihr aktueller öffentlicher Schlüssel (".pub") IT.NRW korrekt zugeschickt? Im Dateinamen der heruntergeladenen Vorgabedaten ist der Zeitpunkt codiert, wann Ihr Schlüssel erstellt wurde, hier können Sie also überprüfen, ob IT.NRW über die gleichen Schlüssel verfügt wie Ihre Schule. Die Vorgabedaten könnten im Dateinamen etwa eine solche Folge behinhalten: "_20210603_091136" - damit geht hervor, dass IT.NRW einen Schlüssel vom 03.06.2021 09:11:36 vorliegen hatte.
- Lädt man Dateien, z.B. Vorgabedaten, mehrfach herunter, fügt Windows automatisch eine Nummerierung an. Datei.jpg wird nach einem zweiten und dritten Herunterladen somit zu "Datei.jpg", "Datei (1).jpg" und "Datei (2).jpg". Die Zahlen, Klammern und das Leerzeichen müssen somit entfernt werden, bevor die Datei korrekt entschlüsselt werden kann.
ASDPC starten
Startet man ASDPC, öffnet sich ein Fenster mit Informationen zum Stand von ASDPC, dem Stand der Schlüsseltabellen, Hinweisen zur Statistik des aktuellen Schuljahres und einem Link auf die ToDo-Liste des aktuellen Jahres.
Um die aktuelle Haupterhebung zu starten, wählen Sie "Anwendung starten" ➥ "Erhebung Amtliche Schuldaten (ASDPC)".
Hier muss bei der Erstinstallation die Schule eingerichtet werden. Stellen Sie alle bearbeitbaren Felder korrekt ein, grundlegende Daten der Schule werden in einem der nächsten Schritte über die Vorgabedaten importiert werden.
Haben Sie einmal den Modus "Erhebung Amtliche Schuldaten (ASDPC)" aufgerufen, bietet Ihnen ASDPC nun folgende Menüs an:
- Datei - Hier kann der Modus "Erhebung Amtliche Schuldaten (ASDPC)" über "Schließen" verlassen werden.
- Erhebung - Hier kann die aktuelle Haupterhebung gestartet werden (siehe KAPITEL).
Abschnitte "Extras"
- ASDPC Datenbank reorganisieren
- dienstliche Dokumente bzw. Dateien entschlüsseln - wird Ihnen per Email mitgeteilt, dass entsprechende Dateien vorliegen, können diese nach dem Download hier entschlüsselt werden (z.B. für Mithilfe bei Fahndungen der Polizei).
- Schlüsselverwaltung - verwalten Sie die Schlüssel von ASDPC [LINK AUF SCHLÜSSEL TODO]
Abschnitt "Optionen"
- Optionen
- Verzeichnisse - Wählen Sie die Speicherorte für die Hauptdatenbank (ASDPC.mdb) sowie die benötigten weiteren Daten. Nutzen Sie ASDPC in einer Netzwerkumgebung ist es wichtig, diese Pfade korrekt zu nutzen. Lesen Sie hierzu die gesonderte Anleitung ASDPC in einer Netzwerkumgebung nutzen.
- Daten bei Programmstart sichern - Bestätigen Sie mit einem Haken, wenn automatisch eine Sicherung beim Start von ASDPC angelegt werden soll. Sie finden die Sicherung im ASDPC-Installationsverzeichnis \ASD\sicherungen, also bei einer Installation auf Laufwerk C: z.B. bei C:\ASDPC32\ASD\Sicherungen.
- Unterrichtseinheiten in Minuten - wird diese Option aktiviert, werden alle Angaben in der Unterrichtsverteilung (UVD) und den Lehrerdaten (LID) in Minuteneinheiten umgerechnet, d.h. sie werden mit 45 multipliziert, um der Standard-Einheitendauer zu entsprechend. Vorsicht: die Umrechnung gilt für künftige Importe der UVD.TXT, LEHRER.TXT und EXTERN.DAT. Das Einlesen von Abteilungsdaten oder Sicherungen kann zu Umrechnungsproblemen führen. Sollte weiterhin später wieder auf das Stundenmodell zurückgeschaltet werden, kann es zu Rundungsverlusten kommen.
- Farbeinstellung (Rotschwäche) - ASDPC kann hier einen barrierefreien Modus für Rotschwäche geschaltet werden.
Sichern Sie die Ergebnisse Ihrer Arbeit. Eine Sicherung kann auch von der Haupterhebung aus manuell angestoßen werden. Im Fenster der Haupterhebung steht dies unter "Datei" ➥ "Sicherung" ➥ "Datenbank sichern" zur Verfügung. Über jenes Menü kann eine Sicherung auch wieder eingelesen werden.
Eine Sicherung einzuspielen überschreibt den aktuellen Arbeitsstand mit dem der Sicherung.
Abschnitt "Hilfe"
- Hilfe
- Inhalt... - Öffnet das ausführliche Hilfeverzeichnis von ASDPC, in dem Sie über einen Index Informationen zu nahezu allen Aspekten finden können (Belege, Hinweise, und vieles mehr).
- Suchen in Hilfe - Öffnet von der Hilfe oben nicht den Index, sondern direkt das Suchfeld für einen schnellen Zugriff.
- Eintragungshilfen/Schlüsseltabellen - öffnet eine Auswahl, mit der die Schlüsseltabellen oder Eintragungshilfen Ihrer Schulform direkt aus ASDPC im Browser geöffnet werden.
- Update ausführen - Hier kann ein Update von ASDPC ausgeführt werden. Siehe hierzu UPDATE AUSFÜHREN TODO!!!
- Schulverzeichnis - Öffnet das Verzeichnis mit allen Schulen in NRW der aktuell verwendeten SCHULVER.MDB.
- Beratungspaket für IT.NRW - sollte es technische Probleme geben, bei denen IT.NRW Sie um ihre aktuelle Umgebung bittet, werden automatisch Konfigurationsinformationen von ASDPC zusammengestellt, die IT.NRW bei einem Supportkontakt zur Verfügung gestellt werden.
- Info - zeigt Daten zur Dateiversion von ASDPC und der verwendeten Daten. Diese sehen Sie auch direkt im Startbildschirm.
Updaten von ASDPC
Wurde ASDPC schon in den letzten Jahren genutzt, sind vor jeder Statistik das Hauptprogramm und die verwendeten Daten zu updaten. Auch in der laufenden Statistik kann es vorkommen, dass eine neue Version bereitgestellt wird, die überarbeitet wurde.
Laden Sie hierzu die aktuellste Version von der asdupd.zip herunter.
Diese muss dann in das Verzeichnis \update in ASDPC gelegt werden, also z.B. mit dem Standardinstallationspfad wäre das "C:\ASDPC32\update"; Ihr Pfad kann je nach Installation variieren.
Starten Sie dann ASDPC und gehen Sie über "Anwendung starten" ➥ "Erhebung Amtliche Schuldaten (ASDPC)" in den Modus der Datenergebung.
Dort können Sie nun über "Hilfe" ➥ "Update ausführen" das Update anstoßen.
Unter dem folgenden Link finden Sie eine ausführliche Anleitung, wie die Dateien zu kopieren sind und wie das Update auszuführen ist: Anleitung.
Wenn Sie den Link zum Update aufrufen und etwas herunterscrollen, finden sich auch typische Problemsituationen mit ihren Lösungen, die im Zusammenhang mit dem Update auftreten können.
Vorbereitung der Statistik
Sammeln der notwendigen Ressourcen
Führen Sie das aktuelle Update von ASDPC aus. [REFERENZ DARAUF]
Export aus SchILD NRW und anderen Schulverwaltungsprogrammen
Sofern Sie SchILD NRW nutzen, führen Sie auch hier bitte das Update aus, da beide Programme zusammen für die Statistik genutzt werden können. Eventuell kann es sinnvoll sein, auch andere Schulverwaltungsprogramme zu updaten.
Sofern es eine aktuellere Version von SchILD gibt, wird diese nun heruntergeladen und installiert. VERWEIS: UPDATE SCHILD.
Bereinigen Sie so viele Fehler wie möglich in ihren Verwaltungsprogrammen vor dem Datenexport, damit diese Fehler in einem Arbeitsgang auch zukünftig bereinigt sind. Es empfiehlt sich, diese Bereinigung routinemäßig und vor der Statistik durchzuführen. Ein möglicher Zeitpunkt wäre, einige Wochen nach Schuljahresbeginn wenn Neuaufnahmen, Klassen- und Kurswechsel usw. abgeschlossen sind, auf Statistikfehler zu prüfen.
SchILD findet nicht alle Fehler die ASDPC erzeugen könnte, jedoch lassen sich viele Fehleinträge in den Statisikfeldern - per Standard in SchILD sind diese grün eingefärbt - schon im Vorfeld finden. Wurde eine Gesamtprüfung durchgeführt, lassen sich die Fehler über "Schulverwaltung" ➥ "Statistik/amtliche Schuldaten" ➥ "Fehlerprotokol" anzeigen.
Führen Sie nach Abschluss dieser Arbeiten den Export in die in ASDPC einzulesenden Dateien durch.
Je nach Schulform und wie Sie arbeiten, könnte es sinnvoll sein, unterschiedliche Dateien zu erzeugen:
- SIM.TXT - Enthält die Schülerdaten.
- LEHRER.TXT - Enthält die Lehrerdaten und Daten zum zeitlichen Einsatz, soweit sie in SchILD gepflegt werden.
- UVD.TXT - Enthält die Daten zur Unterrichtsverteilung.
- ABI.TXT - Daten zum eventuellen Abitur.
Bei den Daten zu Lehrkräften und der Unterrichtsverteilung kann ein weiteres, externes Programm zur Unterrichtsplanung und Verwaltung der Lehrkräfte verwendet werden, so dass diese Daten nicht zusätzlich in SchILD eingepflegt werden (z.B. Untis usw.); auch aus diesen lässt sich in der Regel exportieren. In kleinen Systemen, z.B. Grund- oder Förderschulen, wird die UVD eventuell an einer Magnettafel erstellt. Auch in einem solchen Fall kann es sinnvoller sein, diese direkt in ASDPC einzugeben und nicht in SchILD zu pflegen.
Werden SchILD und ASDPC in einer Netzwerkumgebung eingesetzt, ist darauf zu achten, welche .dlls bzw. .mds (etwa die SCHULVER.mdb) mit den aktuellen Daten registriert sind und wo diese gespeichert sind, damit SchILD und ASDPC immer die gleichen, aktuellen Grundlagen nutzen! Konsultieren Sie in diesem Fall bitte die entsprechenden Dokumentationen von SchILD und ASDPC!
Sammeln der Ressourcen
Laden Sie sich nun die jeweils auf das aktuelle Jahr der Statistik angepasste Material herunter:
- Die aktuelle ToDo-Liste, die von IT.NRW gepflegt wird. Entlang dieser kann der Arbeitsstand verfolgt werden.
- Die aktuellen Eintragungshilfen nach Schulform Eintragungshilfen (Lang) nach Schulform. Änderungen zum letzten Jahr sind in Gelb deutlich hervorgehoben (Streichungen bzw. Neuerungen).
- Die aktuellen Schlüsseltabellen nach Schulform. In ihnen werden die von ASDPC genutzten Kurzschlüssel erläutert; es finden sich auch hier Hinweise und in Gelb hervorgehobene Änderungen zum Vorjahr.
Die Eintragungshilfen und Schlüsseltabellen für Ihre Schulform können auch direkt aus ASDPC aufgerufen und somit ohne Suchen im Browser angezeigt werden. Wählen Sie hierzu "Hilfe" ➥ "Eintragungshilfen/Schlüsseltabellen" in ASDPC an.
Prüfen Sie nun in Ihren Schulverwaltungsprogrammen, SchILD NRW, Untis usw., wenn von dort die Lehrerdaten/Unterrichtsverteilung exportiert werden sollen, ob Ihre Daten so fehlerfrei wie möglich sind.
SchILD NRW bietet eine Gesamtprüfung der Daten an, die schon viele Eintragungsfehler im Vorfeld findet.
Nun ist alles bereit! ✅
Die Haupterhebung
Starten Sie ASDPC. Starten Sie über "Anwendung starten" ➥ "Erhebung Amtliche Schuldaten (ASDPC)".
Im Übersichtsbildschirm mit den Schuldaten lässt sich nun über "Erhebung" ➥ "Haupterhebung JAHR" ebendiese Haupterhebung starten.
Je nachdem, ob in Ihrer Schule schon Vorgabedaten vorhanden sind oder ob schon an der Statistik gearbeitet wurde, erscheinen andere statistische Zusammenfassungen. In der Statistik hier im Beispiel wurden noch keine Daten eingelesen.
Die Menüoptionen in der Haupterhebung
Es ist nun zu sehen, dass sich das Menü in der Kopfzeile verändert hat. Diese Einträge sollen nun erläutert werden.
Datei ➥ Import
Hier können von anderen Programmen erstellte Daten eingelesen werden, z.B. von SchILD NRW. Je nach Schulform können eventuell auch weitere Dateien eingelesen werden.
Hier sind die Daten in der Reihenfolge des Menüs einzulesen. Daher es müssen zuerst die Schuldaten über die Vorgabedaten eingelesen werden, dann die Daten zu SuS, dann Lehrkraftdaten und schließlich die Unterrichtsverteilung. Dass Daten erfolgreich importiert wurden, bedeutet jedoch nicht, dass diese fehlerfrei sind. Bitte prüfen Sie an dieser Stelle schon von ASDPC gemeldete Unstimmigkeiten und beseitigen Sie diese in Ihrem Schulverwaltsprogramm und nehmen Sie dann einen erneuten Import vor.
Diese Daten können importiert werden
- Vorgabedaten
- Schülerdaten (SIM.TXT)
- Lehrerdaten (Lehrer.txt)
- Die Unterrichtsverteilung (UVD.TXT)
- Eventuell weitere Daten
Die Vorgabedaten müssen zu Beginn der Statistik im gesicherten Bereich des Bildungsportals heruntergeladen werden.
Das Einlesen ist für die "Adressen" und den Beleg "SCD012" (Ausnahme: Grundschulen) verpflichtend!
Die Vorgabedaten enthalten u.a. die Adresse der Schule. Ändert sich diese, ist dies zeitnah über das Bildungsportal anzuzeigen. Weiterhin enthalten die Vorgabedaten den Beleg SCD012 (Vorjahresschüler). Die Vorgabedaten werden zum Ende der Sommerferien jedes Schuljahr über das Bildungsportal bereitgestellt.
Das Einlesen der Lehrerdaten ist optional. In ihnen finden sich auch eventuell noch fehlende Lehreridentnummern (LID).
Zum Einlesen müssen die passenden Dateien gewählt werden. Vom Standard bietet ASDPC den Ordner "Eingang" im ASDPC-Installationsverzeichnis an. Hat man die von anderen Programmen exportierten Daten oder die Vorgabedaten in einem anderen Verzeichnis abgelegt, lassen sich die Dateien dort finden. Hier im Beispiel lassen sich noch verschlüsselte oder schon unverschlüsselte Vorgabedaten anwählen.
Fragt ASDPC, ob vor dem Import eine Sicherung der Daten durchgeführt werden sollte, bietet es sich an, diesen Dialog mit "Ja" zu bestätigen. Bei Problemen mit der Entschlüsselung der Vorgabedaten prüfen Sie bitte zuerst, ob Sie die gleichen Schlüssel wie IT.NRW verwenden oder ob die Dateinamen 100% korrekt geschrieben sind. [KAPITEL SCHLÜSSEL]
Der Import von Daten überschreibt den aktuellen Stand dieser Daten. Vor einem (erneuten) Import während der Statistik sollte somit eine Datensicherung über "Datei" ➥ "Sicherung" ➥ "Datenbank sichern" angelegt werden. Wird eine Sicherung eingelesen, wird der aktuelle Arbeitsstand mit dem in der Sicherung ersetzt.
Die Abteilungsdaten werden benötigt, wenn mehrere Personen - eventuell auch an unterschiedlichen Standorten mit unterschiedlichen Datenträgern - an der Statistik arbeiten. Über diesen Import ist das Zusammenführen dieser Daten möglich. Ist ein solches verteiltes Arbeiten bei Ihnen nicht der Fall bzw. die Abteilungen sind digital vernetzt, muss hier nichts eingelesen werden.
Datei ➥ Export
Abteilungsdaten: Bei Anwahl dieser Option öffnet sich ein Hinweis darauf, dass Klassenbezeichnungen der Abteilungen eindeutig sein müssen und ein Dialogfeld, in dem ein Speicherort und der Name einer .txt-Datei gewählt werden können. Dieser Name ist frei zu vergeben und sollte die Abteilung sowie das Datum eindeutig angeben.
Daten für IT.NRW: Wenn Ihre Statistik getaner Arbeit komplett fertig ist, kann das Ergebnis über den Export für IT.NRW (verschlüsselt) ausgeben werden, um diese an IT.NRW zu mailen. Sie müssen hier auch wieder die vierstellige ASD-Signatur der Schule angeben. Es muss zuvor eine Gesamtprüfung der Daten durchgeführt worden sein und die Daten müssen frei von Harten Fehlern sein.
Das genaue Vorgehen wird in KAPITEL ABSENDEN AN IT.NRW behandelt.
Daten für den Schulträger: Haben Sie mit dem Schulträger die Absprache, dass dieser Statistikdaten erhält, können diese hier (unverschlüsselt) gespeichert werden. Auch hier kann ein Dateiname für eine .txt-Datei frei vergeben werden.
Datei ➥ Drucken
Über dieses Menü können alle Belege gesammelt oder einzeln ausgedruckt werden, diese können zur Weiterbearbeitung, der Archivierung oder der Weitergabe an den Schulträger dienen. Weiterhin sind die Belege als Leerbelege in ihrer unausgefüllten Form ausdruckbar.
Auch der Druck der Schlüsseltabellen und die Fehlerbeschreibung kann über dieses Menu angestoßen werden. Dies ist möglicherweise praktisch, die die Schlüsseltabellen in Teilen in Bezug auf bestimmte Belege gedruckt werden können. Unter dem Bereich Prüfung bei den Schlüsseltabellen sind die Ergebnisse der Prüfung ausdruckbar.
Datei ➥ Daten löschen
Sollte es aufgrund fehlerhafter Daten einfacher sein, eine große Menge Daten direkt zu löschen und neu zu importieren/einzugeben, ist das über das Menü "Datei" ➥ "Daten löschen" anwählbar.
Die zu löschenden Datensätze werden über die Checkboxen ausgewählt. Sollte es notwendig sein, können über die oberste Option alle Daten gelöscht werden.
Es empfiehlt sich, vor einem Löschvorgang eine Sicherung anzufertigen, da später doch benötigte, aber gelöschte Daten nur über eine vorherige Sicherung wiederhergestellt werden können.
Datei ➥ Sicherung
Hier kann eine Sicherung über "Datei" ➥ "Sicherung" ➥ "Datenbank sichern" angestoßen werden. Diese wird als MSACCESS Datenbank (.mdb) in den Ordner ASD\sicherungen gespeichert, jedoch kann auch ein beliebiger anderer Ordner angewählt werden. Das Dateinamenformat ist DATUM_ZÄHLER.MBD. So wäre der Vorschlag für die zweite Sicherung am 20.10.2021 der Name "20211020_2_SICHERUNG.MDB". Dieser kann davon abgesehen auch frei gewählt werden.
Über Gesicherte Daten aus Datenbank einlesen öffnet sich ein Dialogfeld, über welches eine ebensolche MSACCESS-Datei (.mdb) angewählt werden kann.
Das Einlesen von Datensätzen aus einer Sicherung überschreibt den aktuellen Stand in ASDPC.
Datei ➥ Schließen
Über das Feld Schließen wird die Haupterhebung des aktuellen Jahres verlassen und ASPDC kehrt zur Schulübersicht zurück.
Belege
Unter dieser Option verbergen sich die Belege von ASDPC, in dem die Daten der Statistik erfasst werden. Hinweise zur eigentlichen Erfassung der Daten erhalten Sie im folgenden Kapitel zur DURCHFÜRHUNG DER STATISIK. An dieser Stelle ist grundlegend zu vermerken, dass die Belege der Reihenfolge von oben nach unten abgearbeitet werden.
Die Belege "SCD011" und "Weitere Belege" können noch weitere Unterbelege beinhalten, die ebenfalls in ihrer Menüreihenfolge abgearbeitet werden.
Extras
Der Menüeintrag "Extras" ist wie im identisch zum vorherigen Menü in ASDPC. KAPITEL????
Prüfen
Nach der Dateneingabe in den Belegen können die Daten innerhalb der Belege geprüft werden. Mit der Option "Prüfen" ➥ "Gesamtprüfung" werden alle Belege und vor allem die Daten untereinander über die Belege hinweg geprüft. Daher muss bei Änderungen immer eine Gesamtprüfung durchgeführt werden.
Vor dem Abschicken an IT.NRW muss eine Gesamtprüfung und Auswertung des Fehlerpotokolls durchgeführt werden.
Über "Prüfen" ➥ "Prüfbericht" können Sie sich die Fehler mit oder ohne Beschreibungen anzeigen lassen, auch ein Ausdruck ist hier nun möglich. Der Prüfbericht kann drei Arten von Fehlern beinhalten:
- Harte Fehler (rot markiert): Ein Fehlerbericht kann nur ohne Harte Fehler abgeschickt werden. Diese müssen bereinigt werden. Beispiele für Harte Fehler wären etwa falsche Schlüssel wie nicht existierende Staatsangehörigkeiten, Klassen ohne Bildungsgang oder mehr ausländische SuS in einer Klasse als es SuS gibt.
- Muss-Fehler (orange markiert): Der Prüfbericht kann abgeschickt werden, wenn er M-Fehler enthält. Sie treten auf, wenn wie bei den Harten Fehlern eigentlich unlogische Eintragungen auftreten, z.B. ein BK-Schüler mit Herkunft "Grundschule". Bilden diese aber die Realität ab und wurde der Einzelfall ausdrücklich von der Schulaufsicht genehmigt, muss der Fehler nicht korrigiert werden. Alle Muss-Fehler müssen einzeln geprüft werden.
- Hinweise (gelb markiert): Ein Hinweis macht auf eventuelle Fehler aufmerksam, die geprüft werden müssen. Bilden die Eintragungen den Sachverhalt an Ihrer Schule korrekt ab, kann er belassen werden.
Zusammenfassend:
Harte Fehler müssen entfernt werden.
Muss-Fehler müssen minimiert werden, nach Absprache mit der Schulaufsicht können sie u.U. bleiben.
Hinweise sind zu prüfen. Das Ziel hier ist nicht aufgrund von künstlichen Eintragungen die Fehlerzahl niedrig zu halten, sondern den Ist-Zustand an Ihrer Schule so zutreffend wie möglich abzubilden.
Im vorherigen Bildschirm erlaubt "Optionen" ➥ "Rotschwäche" eine Anpassung der Farbdarstellungen.
Hilfe
Die Hilfe ist identisch zum vorherigen Menü. Die Hilfe kann von jedem Beleg aus aufgerufen werden. SIEHE XYZ!
Durchführung der Haupterhebung
Nachdem Sie die Statistik vorbereitet haben [KAPITEL XZX], können Sie damit beginnen, Ihren Daten einzulesen. Beginnen Sie mit den Vorgabedaten. Die weiteren Daten, SIM.TXT, Lehrer.TXT etc. können eventuell aus Schulverwaltungsprogrammen wie SchILD NRW oder Untis usw. erstellt werden.
- Einlesen der Vorgabedaten
- SIM.txt
- Lehrer.txt
- UVD.txt - dies ist an kleinen Schulen eventuell nicht notwendig; liegt die UVD ohnehin digital vor, etwa weil ein online-Vertretungsplan genutzt wird oder weil zeitabhängige Lehrerdaten in SchILD erfasst werden, kann diese aber auch eingelesen werden.
- ABI.txt - an Grundschulen usw. i.d.R. nicht notwendig. ;)
Achten Sie darauf, schon beim Import auftretende Fehler in den Schulverwaltungsprogrammen zu bereinigen und dann erneut von dort einen Export für einen neuen Import in ASDPC zu starten, damit diese Fehler in Folgejahren nicht erneut auftreten und Ihre Daten konsistent sind.
Nun sind die Belege mit so vielen Daten befüllt, wie im Schulverwaltungsprogramm erfasst sind. Nun können die Belege in ASDPC der Reihe nach bearbeitet werden.
Aufbau der Belege
Bei Belegen in ASDPC findet sich wieder eine Menüleiste, die Punkte entsprechen denen in KAPITEL XPZC besprochenen.
Über Datei lassen sich Daten für den Beleg importieren, der Beleg lässt sich drucken und schließen.
Unter Bearbeiten können alle Datensätze des Belegs auf einmal ausgewählt werden. Weiterhin kann hier ein Kommentar zum Beleg sowie Kontaktdaten für IT.NRW eingegeben werden, um eventuelle Rückfragen zu beschleunigen.
Unter Prüfen lässt sich einmal der aktuelle Satz und der komplette Beleg prüfen. Ebenso lässt sich hier der gesamte Prüfbericht aufrufen oder der Fehler des aktuellen Satzes anzeigen.
Schlussendlich lässt sich über "Bearbeiten" ➥ "Stichtag" der Stichtag für die Abgabe abrufen.
Der Stichtag ist einzuhalten. Bei absehbaren Verzögerungen kontaktieren Sie bitte rechtzeitig den zuständigen Fachberater!
Über dem Beleg selbst finden Sie die Kopfzeile des Belegs mit seinen Steuerelementen.
Wenn der Mauszeiger über einem Steuerelement gehalten wird, erscheint eine Popup-Information zur Funktion des Steuerelements. Hier im Beispiel sehen wir, dass die Tür oben links den Beleg "LID123 schließen" wird.
Der Reihenfolge nach bedeuten die Schaltflächen:
- zum ersten Satz
- einen Satz zurück
- einen Satz vor
- zum letzten Satz
- einen neuen Satz einfügen
- ein aktuelles Einfügen abbrechen
- den aktuellen Satz löschen
- den aktuellen Satz kopieren
- Wähle die Sandardsortierung - falls eine andere Sortierung gewählt wurde
- Link zu den Eintragungshilfen/Schlüsseltabellen für ihre Schulform
- Filterliste einblenden - hier kann einen Filterzeile oberhalb der Datensätze eingeblendet werden, um schnell nach bestimmten Einträgen zu suchen
- Comboboxen für Filter ein/ausschalten
- Filter ausschalten
- Fehler - wurde schon auf Fehler geprüft, kann hier die Fehlerliste angezeigt werden. Im Beispiel sehen wir, dass es gelbe Hinweise gibt, die zu prüfen wären.
Hier im Beispiel sehen wir, dass der Hinweis darauf aufmerksam macht, die Schule habe keine Lehramtsanwärter! Ist dies jedoch in der Tat so, kann dieser Umstand unkorrigiert bleiben, da er die aktuelle Realität an der Schule abbildet. Ansonsten wären die LAA nachzutragen. Harte Fehler sind immer zu beseitigen, Muss-Fehler sind zu beseitigen oder für jeden Einzelfall mit der Schulaufsicht abzuklären.
Unterhalb der Steuerleiste befinden sich die Datensätze. Die können mit einem Klick in den Datensatz bearbeitet werden.
Wieder unter den Datensätzen - die lassen sich rechts noch scrollen! - befindet sich in der Fußleiste weitere mit diesem Datensatz verknüpfte Felder. Hier in diesem Fall der Lehrerdaten LID123 sind dies etwa die Lehrämter, die Ausbildung, Fächer, Mehr- und Minderleistung und Nichtunterrichtliche Tätigkeiten.
Bei diesen Informationen können wieder neue Datensätze angelegt werden. Bei einem Klick auf das Symbol "Datensatz anlegen" erscheint unterhalb ein leerer Datensatz, in dem per Dropdown-Menü alle von der Statistik vorgesehenen Einträge ausgewählt werden können.
Fehlerhafte oder aus Versehen leer erzeugte unbenötigte Sätze lassen sich über das entsprechende Symbol wieder entfernen.
Bei Unklarheiten kann ein Blick in die Schlüsseltabellen und Eintragungshilfen helfen.
Bereitstellung der Daten an IT.NRW
- Erneute Gesamtprüfung der Fehler und eventuelle Fehlerkorrekturen (muss-Fehler und harte Fehler)
- Nach Korrekturen muss immer erneut eine Gesamtprüfung durchgeführt werden
- Export und Übersendung (ASD-Signatur)
- Dateien .20X vs. .200; Speicherort C:\ASDPC\Ausgang ➥ statistik[PUNKT]schule[AT]it[PUNKT]nrw[PUNKT]de
Fehlersuche (typische Fehler)
- Falscher Dateiversand [F25 für Beispiele]; falsche Mailadressen [F27]
- ASDPC auf einem Monitor mit hoher Auflösung