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Die Dokumentenverwaltung steht nach der Installation nicht automatisch zur Verfügung. Wenn Sie diese Möglichkeit zur Archivierung nutzen möchten, dann müssen Sie sie über die Programmeinstellungen aktivieren. Dazu öffnen Sie das Menüs Extras --> Programmeinstellungen --> Globale Einstellungen --> Dokumentenverwaltung.

Die Dokumentenverwaltung steht nach der Installation nicht automatisch zur Verfügung. Wenn Sie diese Möglichkeit zur Archivierung nutzen möchten, dann müssen Sie sie über die Programmeinstellungen aktivieren. Dazu öffnen Sie das Menüs Extras --> Programmeinstellungen --> Globale Einstellungen --> Dokumentenverwaltung.

[[Datei:Dokumentenverwaltung-01.png]]

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Nachdem Sie das Häkchen bei '''Dokumentenverwaltung verwenden''' gesetzt haben, müssen Sie das Verzeichnis bestimmen, in dem die Dokumente abgelegt werden sollen. Zusätzlich können Sie die Dateimaske anpassen. Damit ist die Regel gemeint, nach dem der Dateibaum für die zu archivierenden Dokumente aufgebaut werden soll.

Nachdem Sie das Häkchen bei '''Dokumentenverwaltung verwenden''' gesetzt haben, müssen Sie das Verzeichnis bestimmen, in dem die Dokumente abgelegt werden sollen. Zusätzlich können Sie die Dateimaske anpassen. Damit ist die Regel gemeint, nach dem der Dateibaum für die zu archivierenden Dokumente aufgebaut werden soll.

[[Datei:Dokumentenverwaltung-02.png]]

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Vorgegeben ist diese Reihenfolge: Für jeden Schüler wird ein Ordner erzeugt, dessen Bezeichnung sich aus dem ''Namen'', dem ''Vornamen'' und dem ''Geburtsdatum'' des Schülers zusammensetzt. In diesem Ordner gibt es dann für jede ''Klasse'', in der der Schüler ist, einen Unterordner. Das archivierte Dokument bekommt den Namen des ausgewählten Reports mit einem zusätzlichen Zeitstempel. Mit Hilfe dieser Struktur lässt sich nachvollziehen, in welcher Klasse der Schüler war, als das Dokument gedruckt wurde und wann das Dokument gedruckt wurde.

 

Vorgeschlagen ist diese Reihenfolge: Für jeden Schüler wird ein Ordner erzeugt, dessen Bezeichnung sich aus dem ''Namen'', dem ''Vornamen'' und dem ''Geburtsdatum'' des Schülers zusammensetzt. In diesem Ordner gibt es dann für jede ''Klasse'', in der der Schüler ist, einen Unterordner. Das archivierte Dokument bekommt den Namen des ausgewählten Reports mit einem zusätzlichen Zeitstempel. Mit Hilfe dieser Struktur lässt sich nachvollziehen, in welcher Klasse der Schüler war, als das Dokument gedruckt wurde und wann das Dokument gedruckt wurde.