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Nachdem Sie das Häkchen bei '''Dokumentenverwaltung verwenden''' gesetzt haben, müssen Sie das Verzeichnis bestimmen, in dem die Dokumente abgelegt werden sollen. Zusätzlich können Sie die Dateimaske anpassen. Damit ist die Regel gemeint, nach dem der Dateibaum für die zu archivierenden Dokumente aufgebaut werden soll.

Nachdem Sie das Häkchen bei '''Dokumentenverwaltung verwenden''' gesetzt haben, müssen Sie das Verzeichnis bestimmen, in dem die Dokumente abgelegt werden sollen. (Achtung! Es wird keine Fehlermeldung ausgegeben, falls der ausgesuchte Speicherort nicht existiert!) Zusätzlich können Sie die Dateimaske anpassen. Damit ist die Regel gemeint, nach dem der Dateibaum für die zu archivierenden Dokumente aufgebaut werden soll.

Vorgeschlagen ist diese Reihenfolge: Für jeden Schüler wird ein Ordner erzeugt, dessen Bezeichnung sich aus dem ''Namen'', dem ''Vornamen'' und dem ''Geburtsdatum'' des Schülers zusammensetzt. In diesem Ordner gibt es dann für jede ''Klasse'', in der der Schüler ist, einen Unterordner. Das archivierte Dokument bekommt den Namen des ausgewählten Reports mit einem zusätzlichen Zeitstempel. Mit Hilfe dieser Struktur lässt sich nachvollziehen, in welcher Klasse der Schüler war, als das Dokument gedruckt wurde und wann das Dokument gedruckt wurde.

Vorgeschlagen ist diese Reihenfolge: Für jeden Schüler wird ein Ordner erzeugt, dessen Bezeichnung sich aus dem ''Namen'', dem ''Vornamen'' und dem ''Geburtsdatum'' des Schülers zusammensetzt. In diesem Ordner gibt es dann für jede ''Klasse'', in der der Schüler ist, einen Unterordner. Das archivierte Dokument bekommt den Namen des ausgewählten Reports mit einem zusätzlichen Zeitstempel. Mit Hilfe dieser Struktur lässt sich nachvollziehen, in welcher Klasse der Schüler war, als das Dokument gedruckt wurde und wann das Dokument gedruckt wurde.

Wenn Sie sich für eine Ordnerstruktur entschieden haben, besteht die Möglichkeit, die Ordner für alle aktiven Schüler anzulegen. Zusätzlich haben Sie die Wahl, die Ordner auch für Schüler mit einem anderen Status zu erstellen.   

Wenn Sie sich für eine Ordnerstruktur entschieden haben, besteht die Möglichkeit, die Ordner für alle aktiven Schüler und, wenn gewünscht, auch für Schüler mit einem anderen Status, anzulegen. Wenn Sie die Ordner nicht anlegen, wird beim Druck eines Dokumentes der benötigte Ordner angelegt.