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Dokumentenverwaltung (Quelltext anzeigen)
Version vom 17. August 2015, 09:12 Uhr
, 09:12, 17. Aug. 2015keine Bearbeitungszusammenfassung
Im Folgenden sollen die zur Verfügung stehenden Optionen und Einstellungsmöglichkeiten beschrieben werden.
Im Folgenden sollen die zur Verfügung stehenden Optionen und Einstellungsmöglichkeiten beschrieben werden.
Die Dokumentenverwaltung steht nach der Installation nicht automatisch zur Verfügung. Wenn Sie diese Möglichkeit zur Archivierung nutzen möchten, dann müssen Sie sie über die Programmeinstellungen aktivieren. Dazu öffnen Sie das Menü Extras --> Programm-Einstellungen --> Globale Einstellungen --> Dokumentenverwaltung.
Die Dokumentenverwaltung steht nach der Installation nicht automatisch zur Verfügung. Wenn Sie diese Möglichkeit zur Archivierung nutzen möchten, dann müssen Sie sie über die Programmeinstellungen aktivieren. Dazu öffnen Sie das Menü Extras --> Programm-Einstellungen --> Globale Einstellungen --> Dokumentenverwaltung. (Die Aktivierung ist nur bei entsprechenden Rechten, z.B. als Admin, möglich!)
Nachdem Sie das Häkchen bei '''Dokumentenverwaltung verwenden''' gesetzt haben, müssen Sie das Verzeichnis bestimmen, in dem die Dokumente abgelegt werden sollen. (Achtung! Es wird keine Fehlermeldung ausgegeben, falls der ausgesuchte Speicherort nicht existiert!) Zusätzlich können Sie die Dateimaske anpassen. Damit ist die Regel gemeint, nach der der Dateibaum für die zu archivierenden Dokumente aufgebaut werden soll.
Nachdem Sie das Häkchen bei '''Dokumentenverwaltung verwenden''' gesetzt haben, müssen Sie das Verzeichnis bestimmen, in dem die Dokumente abgelegt werden sollen. (Achtung! Es wird keine Fehlermeldung ausgegeben, falls der ausgesuchte Speicherort nicht existiert! Achten Sie auch auf ausreichende Schreibrechte, insbesondere wenn der Ordner außerhalb des Programmordners liegt.) Zusätzlich können Sie die Dateimaske anpassen. Damit ist die Regel gemeint, nach der der Dateibaum für die zu archivierenden Dokumente aufgebaut werden soll.
</ul>
</ul>
'''Erstellen geeigneter Reports'''
Damit ein Report mit der Dokumentenverwaltung zusammenarbeitet, muss er eine Gruppe haben. Diese Gruppen richtet man wie folgt ein:
Öffnen Sie einen bestehenden Report zur Bearbeitung oder erstellen Sie einen neuen Report. Unter Bericht -> Gruppen öffnet sich das Fenster für die benötigten Einstellungen.
[[Datei:Dokumentenverwaltung-05.png]]
Fügen Sie nun eine Gruppe ein, die mit den Schülerdatensätzen wechselt. Dies kann ein Label (hier NameVorname) sein.
[[Datei:Dokumentenverwaltung-06.png]]
Dieses Feld kann auch ein (unsichtbares) Datenfeld mit der SchülerID sein, um sicherzustellen, dass ein Gruppenwechsel (in diesem Moment wird das Dokumentenverzeichnis gewechselt) auch bei jedem Schüler stattfindet.
[[Datei:Dokumentenverwaltung-07.png]]
Jetzt kann der Report wie gewohnt mit Doppelklick gedruckt werden, es erscheint dann das Druckmenü mit den zusätzlichen Auswahlmöglichkeiten ''Drucker mit Archivierung'' oder ''nur Archivierung (in Dokumentenverwaltung)''.
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