Mahnungen drucken: Unterschied zwischen den Versionen

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Dieser Gruppenprozess dient der komfortablen Erstellung von Mahnschreiben an die Erziehungsberechtigten. Im Laufe der Zeit hat sich das Mahnschreiben weiterentwickelt, so dass der Prozess der Mahnungen auf besondere Art und Weise absolviert werden muss. Im folgenden wird der Prozess für jedes Halbjahr beschrieben.
Dieser Gruppenprozess dient der komfortablen Erstellung von Mahnschreiben an die Erziehungsberechtigten. Im Laufe der Zeit hat sich das Mahnschreiben weiterentwickelt, so dass der Prozess der Mahnungen auf besondere Art und Weise absolviert werden muss. Im Folgenden wird der Prozess beschrieben.


===Erstes Halbjahr===
===Hinweise zu den Mahnbriefen===
Prinzipiell sind die Mahnbriefe Serienbriefe mit erweiterten Funktionen und Rückantwortabschnitt. Das Aussehen des Mahnschreibens wird in der APO-S I definiert. Dort findet sich auch der Hinweis, dass das Schreiben gemäß Anlage "zu verwenden" ist. Dies meint, dass die Anlage nicht abgeändert werden darf. Die Mahnbriefe wurde in enger Rücksprache mit dem MSB konzipiert und kann in den Jahrgangsstufen 3 bis EF verwendet werden. Folgende Vorgaben wurden vom MSB gemacht:
*Ein dezidierter Abschluss muss bei einer Abschlussgefährdung nicht ausgesprochen werden.
*es unterschreibt immer die Klassenleitung / Stufenleitung
*eine gesonderte Warnung auf die Note 6 gibt es nicht
*es werden im 2. Halbjahr nur diejenigen Noten aufgelistet, welche abweichend vom ersten Halbjahr defizitär sind. Das Wort „auch“ weist darauf hin, dass es vorab Defizite gab.


Setzen Sie zunächst bei allen Schülerinnen und Schülern in den Leistungsdaten von defizitären Epochalfächern ein Mahnhäkchen. Dies kann z.B. auch mit Hilfe von Notendateien und dem ENM-Notenmodul geschehen.
===Vorbereitungen===
Setzen Sie zunächst bei allen Schülerinnen und Schülern in den Leistungsdaten von defizitären Epochalfächern ein Mahnhäkchen. Dies kann z.B. auch mit Hilfe von Notendateien und dem ENM-Notenmodul oder über den Gruppenprozess [[Noten, Mahnungen und Fehlstunden eingeben]] geschehen.


Die Mahnhäkchen werden mit zwei Farben hinterlegt. Bei roten Mahnhäkchen wurde noch kein Mahndatum hinterlegt. Bei grünen Mahnhäkchen existiert bereits ein Mahndatum. Das Mahndatum hat informativen Charakter und wird vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet.
Die Mahnhäkchen werden mit zwei Farben hinterlegt. Bei roten Mahnhäkchen wurde noch kein Mahndatum hinterlegt. Bei grünen Mahnhäkchen existiert bereits ein Mahndatum. Das Mahndatum hat informativen Charakter und wird vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet.


Starten Sie den Gruppenprozess ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken
===Verwendung des Serienbriefs "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung Filter II @Eltern.rtf"===
Dieser Serienbrief muss in Kombination mit dem Filter II gedruckt werden. Der Report greift für den Ausdruck auf die Datenpipeline "SchuelerLeistungen" zurück und funktioniert nur in Kombination mit Filter II. Nach der Filterung der zu mahnenden Schülerinnen und Schüler kann der Mahnreport über den Reportexplorer aufgerufen werden. In einem letzten Schritt wird das Datum der Mahnung über einen Gruppenprozess bei den Schülerinnen und Schülern eingetragen. Das benötigte Mahnschreiben heißt "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung Filter II @Eltern.rtm" und befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche Sie hier herunterladen können: https://www.svws.nrw.de/download/schild-reports/basis-reportsammlung


:[[Image:MahnungDrucken.png|Left|500px]]
====Schüler mit Hilfe von Filter II filtern====
Rufen Sie Auswahl ➜ Filter II auf. Fügen Sie in '''SchILD-NRW''' entsprechend der Abbildung folgenden Code ein:
 
<pre>
SELECT Schueler.* FROM Schueler
WHERE
Schueler.Status IN (2)
AND Schueler.Geloescht='-'
AND Schueler.ASDJahrgang IN ('06','07','08','09','10','EF')
AND EXISTS (SELECT slad.ID FROM SchuelerLernabschnittsdaten AS slad
  INNER JOIN SchuelerLeistungsdaten AS sld ON sld.Abschnitt_ID=slad.ID
  WHERE slad.Schueler_ID=Schueler.ID
  AND slad.Jahr=(SELECT sch.Schuljahr FROM EigeneSchule AS sch)
  AND slad.Abschnitt=(SELECT sch.SchuljahrAbschnitt FROM EigeneSchule AS sch)
  AND slad.WechselNr=999
  AND slad.Hochrechnung=0
  AND sld.Warnung='+'
  AND sld.Warndatum IS NULL)
</pre>
 
Sofern Sie '''SchILDzentral''' verwenden, benutzen Sie den leicht angepassten Code, wobei alle Zahlen 123456 durch Ihre Schulnummer ersetzt werden müssen.
<pre>
SELECT Schueler.* FROM Schueler
WHERE
Schueler.Status IN (2)
AND Schueler.Geloescht='-'
AND Schueler.ASDJahrgang IN ('06','07','08','09','10','EF')
AND Schueler.SchulnrEigner=123456
AND EXISTS (SELECT slad.ID FROM SchuelerLernabschnittsdaten AS slad
  INNER JOIN SchuelerLeistungsdaten AS sld ON sld.Abschnitt_ID=slad.ID
  WHERE slad.Schueler_ID=Schueler.ID
  AND slad.SchulnrEigner = 123456
  AND slad.Jahr=(SELECT sch.Schuljahr FROM EigeneSchule AS sch Where sch.SchulnrEigner=123456)
  AND slad.Abschnitt=(SELECT sch.SchuljahrAbschnitt FROM EigeneSchule AS sch Where sch.SchulnrEigner=123456)
  AND slad.WechselNr=999
  AND slad.Hochrechnung=0
  AND sld.Warnung='+'
  AND sld.SchulnrEigner=123456
  AND sld.Warndatum IS NULL)
</pre>
 
Alternativ zur Eingabe des Codes können Sie auch einen SQL-Filter "Aus Datei laden". [[:Datei:Serienbrief_Mahnung_gefährdete_Versetzung_Filter_II.zip|Die benötigte Datei können Sie hier als ZIP-Datei für SchILD-NRW herunterladen.]] Diese Datei muss vor der Benutzung noch entpackt werden. [[:Datei:Serienbrief_Mahnung_gefährdete_Versetzung_Filter_II_SchILDzentral.zip|Die benötigte Datei können Sie hier als ZIP-Datei für SchILDzentral herunterladen.]]  
 
Passen Sie die Jahrgänge im Codeabschnitt <code>AND Schueler.ASDJahrgang IN ('06','07','08','09','10','EF')</code> entsprechend ihrer Schulform an.


Entfernen Sie das erste Auswahlfeld "Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt wurde". Das Mahnschreiben ist so programmiert, dass immer alle Mahnungen mit oder ohne Mahndatum benötigt und gefiltert werden. Lassen Sie das Auswahlfeld "Nach der Ausgabe das aktuelle Datum als Mahndatum setzen" aktiviert. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Mahnungen drucken".
:[[Image:Filter_II_Mahnungen.png|Left|500px]]


Schild filtert nun alle Schülerinnen und Schüler mit Mahnhäkchen im ersten Halbjahr. Anschließend öffnet sich der Reportexplorer, so dass sie das Mahnschreiben auswählen können. Das benötigte Mahnschreiben heißt "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtm" und befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche Sie hier herunterladen können: https://www.svws.nrw.de/download/schild-reports/basis-reportsammlung
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Testen" und dann auf "Übernehmen". Der Schülerkontainer enthält nun alle Schülerinnen und Schüler, welche ein Mahnschreiben erhalten müssen.


Wenn Sie das Mahnschreiben ausdrucken, wird für jeden Erziehungsberechtigten, welcher die Berechtigung "erhält Anschreiben" besitzt, ein Mahnschreiben ausgedruckt. Diese Schreiben können zudem in die Dokumentenverwaltung der Schülerin / des Schülers gedruckt werden. Sie finden zudem in der Basis-Reportsammlung eine Übersichtsliste "Schülerliste Gemahnte Schüler.rtm" für die Schulleitung bzw. die Koordinatoren und eine Übersichtsliste "Klassenliste Gemahnte Schüler @KL.rtm" für die Klassenleitungen. Diese können Sie optional ebenfalls drucken. Wenn Sie die beiden Reports unmittelbar drucken, enthalten diese keine Informationen zum Mahndatum. Sie können alternativ zunächst den Gruppenprozess abschließen und das Mahndatum bei jeder Schülerin und jedem Schüler hinterlegen. Wenn Sie im Anschluss den Gruppenprozess abermals benutzen, können Sie bei gleichem Vorgehen beide Reports auch im Nachgang ausdrucken, so dass diese nun Informationen zum Mahndatum enthalten.
====Mahnungen drucken====
Öffnen Sie nun den Reportexplorer und navigieren Sie zum oben genannten Mahnschreiben. Wenn Sie das Mahnschreiben ausdrucken, wird für jeden Erziehungsberechtigten, welcher die Berechtigung "erhält Anschreiben" besitzt, ein Mahnschreiben ausgedruckt. Diese Schreiben können zudem in die Dokumentenverwaltung der Schülerin / des Schülers gedruckt werden. Schließen Sie den Reportexplorer, wenn alle Mahnschreiben und Übersichtslisten gedruckt wurden. Der Report hat einen internen Filter, so dass nur die zu Mahnenden Fächer des jeweiligen Halbjahres gedruckt werden.


Schließen Sie den Reportexplorer, wenn alle Mahnschreiben und Übersichtslisten gedruckt wurden. Sie gelangen auf diese Weise zum Gruppenprozess zurück. Beenden Sie den Gruppenprozess mit der Schaltfläche "Fertigstellen". Erst bei Klick auf diese Schaltfläche wird bei jedem Mahnhäkchen das tagesaktuelle Mahndatum hinterlegt. Wenn Sie die Schaltfläche Abbrechen bedienen, erfolgt der Eintrag des Mahndatums nicht.
====Mahndatum setzen====
Nun muss bei den Schülerinnen und Schülern noch das Mahndatum hinterlegt werden. Starten Sie hierzu den Gruppenprozess ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken.  


Hinweis: Sie können zu jedem Zeitpunkt den Gruppenprozess abbrechen und zu einen späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen. Auf diese Weise können Sie auch Schrittweise Mahnschreiben drucken und das jeweilige Mahndatum setzen. Sie sollten jedoch vermeiden, dass bei einem Schüler Mahnhäkchen mit und ohne Mahndatum hinterlegt sind. Gegebenenfalls müssen Sie bei diesem Vorgang so tun, als würden Sie ein Mahnschreiben drucken wollen. Hierzu klicken Sie auf die Schaltfläche "Mahnungen drucken" und schließen im Nachgang den Reportexplorer sofort wieder.
:[[Image:Mahndatum_setzen.png|Left|500px]]


===Mahnungen beim Versetzungsprozess===
Lassen Sie die zwei Auswahlfelder aktiviert. Es ist nun notwendig, auf die Schaltfläche "Mahnungen drucken" zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen. Es öffnet sich nun der Reportexplorer, der sofort wieder geschlossen werden darf. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Fertigstellen". Es wird nun bei allen Schülerinnen und Schülern innerhalb des Schülerkontainers das Mahndatum gesetzt, wo es noch nicht vorhanden ist. Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben.


Beim Wechsel vom 1. Halbjahr in das 2. Halbjahr werden bei allen Schülerinnen und Schülern automatisch Mahnhäkchen bei denjenigen Fächern gesetzt, welche mit den Noten 5 oder 6 bewertet wurden. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn bei der Versetzung die Fächer vom 1. Halbjahr in das 2. Halbjahr übertragen werden. Sollten die Fächer nicht übertragen worden sein oder die Mahnhäkchen fehlen, so können Sie diese durch den Gruppenprozess [[Mahnungen automatisch setzen]] nachträglich holen. Bei diesen Mahnhäkchen wird das Zeugnisdatum als Mahndatum hinterlegt.
====Übersichtslisten drucken====
Sie finden in der Basis-Reportsammlung eine Übersichtsliste "Schülerliste Gemahnte Schüler.rtm" für die Schulleitung bzw. die Koordinatoren und eine Übersichtsliste "Klassenliste Gemahnte Schüler @KL.rtm" für die Klassenleitungen. Diese können Sie optional ebenfalls drucken. Insbesondere im 2. Halbjahr ist es sinnvoll, hierzu eine Übersicht zu drucken, welche alle Mahnungen des Schuljahres enthält. Hierzu können Sie entweder den Filter II abermals einsetzen und im SQL-Befehl folgende Zeilen löschen:


===Zweites Halbjahr===
<pre>
  AND slad.Abschnitt=(SELECT sch.SchuljahrAbschnitt FROM EigeneSchule AS sch)
  AND sld.Warndatum IS NULL
</pre>


Das prinzipielle Vorgehen ist im zweiten Halbjahr das gleiche, wie im ersten Halbjahr. Eine Besonderhgeit liegt darin, dass nun bereits Mahnungen mit Mahndatum aufgrund von defizitären Zeugnisnoten vorliegen können (grüne Mahnhäkchen). Zu diesen Mahnhäkchen werden nun die weiteren Mahnhäkchen von weiteren defizitären Fächern im zweiten Halbjahr ergänzt. Auch hierzu können wieder Notendateien mit dem ENM-Notenmodul verwendet werden. Diese enthalten dann bereits die Mahnhäkchen aus dem ersten Halbjahr, welche in der ENM-Notendatei nicht geändert werden dürfen.
Alternativ können Sie den Gruppenprozess abermals starten und das erste Auswahlfeld "Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist" deaktivieren. Auf diese Weise erhalten Sie eine Übersicht aller gemahnten Fächer des 1. und 2. Halbjahres.


Der Gruppenprozess muss im zweiten Halbjahr zweimal ausgeführt werden. Beginnen Sie den ersten Durchgang mit deaktivierten Auswahlfeldern:
===Verwendung des Serienbriefs "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf"===
Dieser Serienbrief muss über den Gruppenprozess ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken aufgerufen werden. Der Gruppenprozess übernimmt die Filterung auf die passende Schülermenge und füllt die Pipeline "Mahnungen" des Reportexplorers. Der Report greift für den Ausdruck auf die Datenpipeline "Warnungen" zurück und funktioniert nur in Kombination mit dem Gruppenprozess. Bei diesem Serienbrief kommt es leider aufgrund eines fehlerhaften Filters im Gruppenprozess unter Umständen im 2. Halbjahr dazu, dass Mahnungen für Schülerinnen und Schüler gedruckt werden, die keine weitere Mahnung im 2. Halbjahr erhalten haben. Diese fehlerhaften Briefe müssen manuell aussortiert werden. Das benötigte Mahnschreiben heißt "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtm" und befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche Sie hier herunterladen können: https://www.svws.nrw.de/download/schild-reports/basis-reportsammlung


:[[Image:MahnungDrucken2.png|Left|500px]]
====Schüler mit Hilfe des Gruppenprozesses filtern====
Starten Sie den Gruppenprozess ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken. Deaktivieren Sie das Auswahlfeld "Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt wurde. Das Mahnschreiben ist so programmiert, dass immer alle Mahnungen mit oder ohne Mahndatum benötigt werden. Der Report hat einen internen Filter, so dass trotz Deaktivierung des Häkchens nur die zu Mahnenden Fächer des jeweiligen Halbjahres gedruckt werden.


Es werden nun alle Schülerinnen und Schüler mit grünen und roten Mahnhäkchen gefiltert. Verwenden Sie wieder das oben genannte Mahnschreiben. Das Mahnschreiben übergeht die Mahnhäkchen aus dem ersten Halbjahr und gibt nur defizitäre Fächer aus dem zweiten Halbjahr aus. Für einen korrekten Ausdruck ist jedoch die Analyse der Mahnungen aus dem ersten Halbjahr zwingend notwendig.
:[[Image:MahnungDrucken.png|Left|500px]]


Drucken Sie optional die Übersichtslisten. Schließen Sie den Gruppenprozess ab, ohne das Mahndatum zu setzen. Wenn beide Auswahlfelder deaktiviert wurden, können Sie hierzu die Schaltfläche "Fertig stellen" oder alternativ "Abbrechen" betätigen. Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt das Mahndatum eintragen würden, würde das tagesaktuelle Mahndatum nicht nur bei den Fächern aus dem zweiten, sondern auch aus dem ersten Halbjahr eingetragen werden. Sollten Sie ausversehen die Mahndaten aus dem ersten Halbjahr auf diese Weise überschrieben haben, so können Sie die korrekten Mahndaten mit dem Gruppenprozess [[Mahnungen automatisch setzen]] wiederherstellen. Hierbei erhalten die defizitären Fächer aus dem ersten Halbjahr wieder das korrekte Mahndatum, während die Mahnhäkchen aus dem zweiten Halbjahr unangetastet bleiben.
====Mahnungen drucken====
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Mahnungen drucken". Es öffnet sich der Reportexplorer, so dass sie das Mahnschreiben "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtm" auswählen können. Wenn Sie das Mahnschreiben ausdrucken, wird für jeden Erziehungsberechtigten, welcher die Berechtigung "erhält Anschreiben" besitzt, ein Mahnschreiben ausgedruckt. Diese Schreiben können zudem in die Dokumentenverwaltung der Schülerin / des Schülers gedruckt werden.


Starten Sie den Gruppenprozess nun ein zweites Mal, um das Mahndatum zu setzen. Stoßen Sie diesen Prozess erst dann an, wenn alle Mahnschreiben gedruckt wurden. Aktivieren Sie nun beide Auswahlfelder, damit nur die Mahnungen aus dem zweiten Halbjahr gefiltert und dort das Mahndatum hinterlegt wird.
====Mahndatum setzen====
Nach dem Ausdruck muss noch das Mahndatum bei allen Mahnungen gesetzt werden, welche noch kein Mahndatum haben. Schließen Sie hierzu den Reportexplorer, wenn alle Mahnschreiben und Übersichtslisten gedruckt wurden. Sie gelangen auf diese Weise zum Gruppenprozess zurück. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Abbrechen" und starten Sie den Gruppenprozess erneut. Aktivieren Sie nun beide Auswahlfelder. Es ist nun notwendig, auf die Schaltfläche "Mahnungen drucken" zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen. Es öffnet sich nun der Reportexplorer, der sofort wieder geschlossen werden darf. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Fertigstellen". Es wird nun bei allen Schülerinnen und Schülern innerhalb des Schülerkontainers das Mahndatum gesetzt, wo es noch nicht vorhanden ist. Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben.


:[[Image:MahnungDrucken3.png|Left|500px]]
:[[Image:MahnungDrucken3.png|Left|500px]]


Klicken Sie auf die Schaltfläche "Mahnungen drucken" und schließen Sie den Reportexplorer sofort wieder. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Fertig stellen", um das Mahndatum zu setzen.
Hinweis: Sie können zu jedem Zeitpunkt den Gruppenprozess abbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen. Auf diese Weise können Sie auch schrittweise Mahnschreiben drucken und das jeweilige Mahndatum setzen. Sie sollten jedoch vermeiden, dass bei einem Schüler Mahnhäkchen mit und ohne Mahndatum hinterlegt sind.
 
====Übersichtslisten drucken====
Sie finden in der Basis-Reportsammlung eine Übersichtsliste "Schülerliste Gemahnte Schüler.rtm" für die Schulleitung bzw. die Koordinatoren und eine Übersichtsliste "Klassenliste Gemahnte Schüler @KL.rtm" für die Klassenleitungen. Diese können Sie optional ebenfalls drucken, indem Sie den Gruppenprozess abermals starten. Für diese Reports sollte ebenfalls das erste Auswahlfeld "Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist" deaktiviert werden. Auf diese Weise erhalten Sie eine Übersicht aller gemahnten Fächer des 1. und 2. Halbjahres.
 
===Mahnungen beim Versetzungsprozess===
Beim Wechsel vom ersten Halbjahr in das zweite Halbjahr werden bei allen Schülerinnen und Schülern automatisch Mahnhäkchen bei denjenigen Fächern gesetzt, welche mit den Noten 5 oder 6 bewertet wurden. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn bei der Versetzung die Fächer vom ersten Halbjahr in das zweite Halbjahr übertragen werden. Sollten die Fächer nicht übertragen worden sein oder die Mahnhäkchen fehlen, so können Sie diese durch den Gruppenprozess [[Mahnungen automatisch setzen]] nachträglich holen. Bei diesen Mahnhäkchen wird das Zeugnisdatum als Mahndatum hinterlegt. Der Gruppenprozess [[Mahnungen automatisch setzen]] ist nur in der Lage Mahnungen aus dem ersten in das zweite Halbjahr zu schreiben. Quartale kennt der Gruppenprozess nicht.


===Weitere Hinweise===
===Weitere Hinweise===
Sie können ein Mahndatum entfernen/ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Mahnhäkchen klicken und im Kontextmenü  den Menüpunkt "Mahndatum eingeben" wählen. Sie können in dem folgenden Fenster das Mahndatum löschen oder ändern. Es gibt keinen Gruppenprozess zum Ändern oder Entfernen von Eintragungen zum Mahndatum. Sie sollten das Mahndatum immer erst setzen, wenn der Ausdruck der Mahnschreiben abgeschlossen ist.


* Sie können ein Mahndatum entfernen/ändern, indem Sie mit der rechten Masutaste auf das betreffende Mahnhäkchen klicken und im Kontextmenü  den Menüpunkt "Mahndatum eingeben" wählen. Sie können in dem folgenden fenster das Mahndatum löschen oder ändern.
* Es gibt keinen Gruppenprozess zum Ändern oder Entfernen von Eintragungen zum Mahndatum. Sie sollten das Mahndatum immer erst setzen, wenn der Ausdruck der Mahnschreiben abgeschlossen ist.
* Der Gruppenprozess [[Mahnungen automatisch setzen]] ist nur in der Lage Mahnungen aus dem 1. in das 2. Halbjahr zu schreiben. Quartale kennt der Gruppenprozess nicht.
* Das Mahnschreiben ist mit dem MSB abgestimmt. Es kann in den Jahrgangsstufen 3 bis EF verwendet werden. Das Aussehen des Mahnschreibens wird in der APO-S I definiert. Dort findet sich auch der Hinweis, dass das Schreiben gemäß Anlage "zu verwenden" ist. Dies meint, dass die Anlage nicht abgeändert werden darf.


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Aktuelle Version vom 13. Mai 2024, 07:54 Uhr

Dieser Gruppenprozess dient der komfortablen Erstellung von Mahnschreiben an die Erziehungsberechtigten. Im Laufe der Zeit hat sich das Mahnschreiben weiterentwickelt, so dass der Prozess der Mahnungen auf besondere Art und Weise absolviert werden muss. Im Folgenden wird der Prozess beschrieben.

Hinweise zu den Mahnbriefen

Prinzipiell sind die Mahnbriefe Serienbriefe mit erweiterten Funktionen und Rückantwortabschnitt. Das Aussehen des Mahnschreibens wird in der APO-S I definiert. Dort findet sich auch der Hinweis, dass das Schreiben gemäß Anlage "zu verwenden" ist. Dies meint, dass die Anlage nicht abgeändert werden darf. Die Mahnbriefe wurde in enger Rücksprache mit dem MSB konzipiert und kann in den Jahrgangsstufen 3 bis EF verwendet werden. Folgende Vorgaben wurden vom MSB gemacht:

  • Ein dezidierter Abschluss muss bei einer Abschlussgefährdung nicht ausgesprochen werden.
  • es unterschreibt immer die Klassenleitung / Stufenleitung
  • eine gesonderte Warnung auf die Note 6 gibt es nicht
  • es werden im 2. Halbjahr nur diejenigen Noten aufgelistet, welche abweichend vom ersten Halbjahr defizitär sind. Das Wort „auch“ weist darauf hin, dass es vorab Defizite gab.

Vorbereitungen

Setzen Sie zunächst bei allen Schülerinnen und Schülern in den Leistungsdaten von defizitären Epochalfächern ein Mahnhäkchen. Dies kann z.B. auch mit Hilfe von Notendateien und dem ENM-Notenmodul oder über den Gruppenprozess Noten, Mahnungen und Fehlstunden eingeben geschehen.

Die Mahnhäkchen werden mit zwei Farben hinterlegt. Bei roten Mahnhäkchen wurde noch kein Mahndatum hinterlegt. Bei grünen Mahnhäkchen existiert bereits ein Mahndatum. Das Mahndatum hat informativen Charakter und wird vom Gruppenprozess für die Filterung ausgewertet.

Verwendung des Serienbriefs "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung Filter II @Eltern.rtf"

Dieser Serienbrief muss in Kombination mit dem Filter II gedruckt werden. Der Report greift für den Ausdruck auf die Datenpipeline "SchuelerLeistungen" zurück und funktioniert nur in Kombination mit Filter II. Nach der Filterung der zu mahnenden Schülerinnen und Schüler kann der Mahnreport über den Reportexplorer aufgerufen werden. In einem letzten Schritt wird das Datum der Mahnung über einen Gruppenprozess bei den Schülerinnen und Schülern eingetragen. Das benötigte Mahnschreiben heißt "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung Filter II @Eltern.rtm" und befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche Sie hier herunterladen können: https://www.svws.nrw.de/download/schild-reports/basis-reportsammlung

Schüler mit Hilfe von Filter II filtern

Rufen Sie Auswahl ➜ Filter II auf. Fügen Sie in SchILD-NRW entsprechend der Abbildung folgenden Code ein: 

SELECT Schueler.* FROM Schueler
WHERE 
Schueler.Status IN (2)
AND Schueler.Geloescht='-'
AND Schueler.ASDJahrgang IN ('06','07','08','09','10','EF')
AND EXISTS (SELECT slad.ID FROM SchuelerLernabschnittsdaten AS slad
  INNER JOIN SchuelerLeistungsdaten AS sld ON sld.Abschnitt_ID=slad.ID
  WHERE slad.Schueler_ID=Schueler.ID
  AND slad.Jahr=(SELECT sch.Schuljahr FROM EigeneSchule AS sch)
  AND slad.Abschnitt=(SELECT sch.SchuljahrAbschnitt FROM EigeneSchule AS sch) 
  AND slad.WechselNr=999 
  AND slad.Hochrechnung=0
  AND sld.Warnung='+'
  AND sld.Warndatum IS NULL)

Sofern Sie SchILDzentral verwenden, benutzen Sie den leicht angepassten Code, wobei alle Zahlen 123456 durch Ihre Schulnummer ersetzt werden müssen. 

SELECT Schueler.* FROM Schueler
WHERE 
Schueler.Status IN (2)
AND Schueler.Geloescht='-'
AND Schueler.ASDJahrgang IN ('06','07','08','09','10','EF')
AND Schueler.SchulnrEigner=123456
AND EXISTS (SELECT slad.ID FROM SchuelerLernabschnittsdaten AS slad
  INNER JOIN SchuelerLeistungsdaten AS sld ON sld.Abschnitt_ID=slad.ID
  WHERE slad.Schueler_ID=Schueler.ID
  AND slad.SchulnrEigner = 123456
  AND slad.Jahr=(SELECT sch.Schuljahr FROM EigeneSchule AS sch Where sch.SchulnrEigner=123456)
  AND slad.Abschnitt=(SELECT sch.SchuljahrAbschnitt FROM EigeneSchule AS sch Where sch.SchulnrEigner=123456) 
  AND slad.WechselNr=999 
  AND slad.Hochrechnung=0
  AND sld.Warnung='+'
  AND sld.SchulnrEigner=123456
  AND sld.Warndatum IS NULL)

Alternativ zur Eingabe des Codes können Sie auch einen SQL-Filter "Aus Datei laden". Die benötigte Datei können Sie hier als ZIP-Datei für SchILD-NRW herunterladen. Diese Datei muss vor der Benutzung noch entpackt werden. Die benötigte Datei können Sie hier als ZIP-Datei für SchILDzentral herunterladen.

Passen Sie die Jahrgänge im Codeabschnitt AND Schueler.ASDJahrgang IN ('06','07','08','09','10','EF') entsprechend ihrer Schulform an.

Left

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Testen" und dann auf "Übernehmen". Der Schülerkontainer enthält nun alle Schülerinnen und Schüler, welche ein Mahnschreiben erhalten müssen.

Mahnungen drucken

Öffnen Sie nun den Reportexplorer und navigieren Sie zum oben genannten Mahnschreiben. Wenn Sie das Mahnschreiben ausdrucken, wird für jeden Erziehungsberechtigten, welcher die Berechtigung "erhält Anschreiben" besitzt, ein Mahnschreiben ausgedruckt. Diese Schreiben können zudem in die Dokumentenverwaltung der Schülerin / des Schülers gedruckt werden. Schließen Sie den Reportexplorer, wenn alle Mahnschreiben und Übersichtslisten gedruckt wurden. Der Report hat einen internen Filter, so dass nur die zu Mahnenden Fächer des jeweiligen Halbjahres gedruckt werden.

Mahndatum setzen

Nun muss bei den Schülerinnen und Schülern noch das Mahndatum hinterlegt werden. Starten Sie hierzu den Gruppenprozess ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken.

Left

Lassen Sie die zwei Auswahlfelder aktiviert. Es ist nun notwendig, auf die Schaltfläche "Mahnungen drucken" zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen. Es öffnet sich nun der Reportexplorer, der sofort wieder geschlossen werden darf. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Fertigstellen". Es wird nun bei allen Schülerinnen und Schülern innerhalb des Schülerkontainers das Mahndatum gesetzt, wo es noch nicht vorhanden ist. Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben.

Übersichtslisten drucken

Sie finden in der Basis-Reportsammlung eine Übersichtsliste "Schülerliste Gemahnte Schüler.rtm" für die Schulleitung bzw. die Koordinatoren und eine Übersichtsliste "Klassenliste Gemahnte Schüler @KL.rtm" für die Klassenleitungen. Diese können Sie optional ebenfalls drucken. Insbesondere im 2. Halbjahr ist es sinnvoll, hierzu eine Übersicht zu drucken, welche alle Mahnungen des Schuljahres enthält. Hierzu können Sie entweder den Filter II abermals einsetzen und im SQL-Befehl folgende Zeilen löschen: 

  AND slad.Abschnitt=(SELECT sch.SchuljahrAbschnitt FROM EigeneSchule AS sch)
  AND sld.Warndatum IS NULL

Alternativ können Sie den Gruppenprozess abermals starten und das erste Auswahlfeld "Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist" deaktivieren. Auf diese Weise erhalten Sie eine Übersicht aller gemahnten Fächer des 1. und 2. Halbjahres.

Verwendung des Serienbriefs "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtf"

Dieser Serienbrief muss über den Gruppenprozess ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken aufgerufen werden. Der Gruppenprozess übernimmt die Filterung auf die passende Schülermenge und füllt die Pipeline "Mahnungen" des Reportexplorers. Der Report greift für den Ausdruck auf die Datenpipeline "Warnungen" zurück und funktioniert nur in Kombination mit dem Gruppenprozess. Bei diesem Serienbrief kommt es leider aufgrund eines fehlerhaften Filters im Gruppenprozess unter Umständen im 2. Halbjahr dazu, dass Mahnungen für Schülerinnen und Schüler gedruckt werden, die keine weitere Mahnung im 2. Halbjahr erhalten haben. Diese fehlerhaften Briefe müssen manuell aussortiert werden. Das benötigte Mahnschreiben heißt "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtm" und befindet sich in der Basis-Reportsammlung, welche Sie hier herunterladen können: https://www.svws.nrw.de/download/schild-reports/basis-reportsammlung

Schüler mit Hilfe des Gruppenprozesses filtern

Starten Sie den Gruppenprozess ➜ Noten, Zeugnisvorbereitung ➜ Mahnungen drucken. Deaktivieren Sie das Auswahlfeld "Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt wurde. Das Mahnschreiben ist so programmiert, dass immer alle Mahnungen mit oder ohne Mahndatum benötigt werden. Der Report hat einen internen Filter, so dass trotz Deaktivierung des Häkchens nur die zu Mahnenden Fächer des jeweiligen Halbjahres gedruckt werden.

Left

Mahnungen drucken

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Mahnungen drucken". Es öffnet sich der Reportexplorer, so dass sie das Mahnschreiben "Serienbrief Mahnung gefährdete Versetzung @Eltern.rtm" auswählen können. Wenn Sie das Mahnschreiben ausdrucken, wird für jeden Erziehungsberechtigten, welcher die Berechtigung "erhält Anschreiben" besitzt, ein Mahnschreiben ausgedruckt. Diese Schreiben können zudem in die Dokumentenverwaltung der Schülerin / des Schülers gedruckt werden.

Mahndatum setzen

Nach dem Ausdruck muss noch das Mahndatum bei allen Mahnungen gesetzt werden, welche noch kein Mahndatum haben. Schließen Sie hierzu den Reportexplorer, wenn alle Mahnschreiben und Übersichtslisten gedruckt wurden. Sie gelangen auf diese Weise zum Gruppenprozess zurück. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Abbrechen" und starten Sie den Gruppenprozess erneut. Aktivieren Sie nun beide Auswahlfelder. Es ist nun notwendig, auf die Schaltfläche "Mahnungen drucken" zu klicken, auch wenn keine Mahnungen mehr gedruckt werden sollen. Es öffnet sich nun der Reportexplorer, der sofort wieder geschlossen werden darf. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Fertigstellen". Es wird nun bei allen Schülerinnen und Schülern innerhalb des Schülerkontainers das Mahndatum gesetzt, wo es noch nicht vorhanden ist. Bestehende Angaben werden dabei nicht überschrieben.

Left

Hinweis: Sie können zu jedem Zeitpunkt den Gruppenprozess abbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen. Auf diese Weise können Sie auch schrittweise Mahnschreiben drucken und das jeweilige Mahndatum setzen. Sie sollten jedoch vermeiden, dass bei einem Schüler Mahnhäkchen mit und ohne Mahndatum hinterlegt sind.

Übersichtslisten drucken

Sie finden in der Basis-Reportsammlung eine Übersichtsliste "Schülerliste Gemahnte Schüler.rtm" für die Schulleitung bzw. die Koordinatoren und eine Übersichtsliste "Klassenliste Gemahnte Schüler @KL.rtm" für die Klassenleitungen. Diese können Sie optional ebenfalls drucken, indem Sie den Gruppenprozess abermals starten. Für diese Reports sollte ebenfalls das erste Auswahlfeld "Nur Mahnungen ausgeben, bei denen das Mahndatum noch nicht gesetzt ist" deaktiviert werden. Auf diese Weise erhalten Sie eine Übersicht aller gemahnten Fächer des 1. und 2. Halbjahres.

Mahnungen beim Versetzungsprozess

Beim Wechsel vom ersten Halbjahr in das zweite Halbjahr werden bei allen Schülerinnen und Schülern automatisch Mahnhäkchen bei denjenigen Fächern gesetzt, welche mit den Noten 5 oder 6 bewertet wurden. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn bei der Versetzung die Fächer vom ersten Halbjahr in das zweite Halbjahr übertragen werden. Sollten die Fächer nicht übertragen worden sein oder die Mahnhäkchen fehlen, so können Sie diese durch den Gruppenprozess Mahnungen automatisch setzen nachträglich holen. Bei diesen Mahnhäkchen wird das Zeugnisdatum als Mahndatum hinterlegt. Der Gruppenprozess Mahnungen automatisch setzen ist nur in der Lage Mahnungen aus dem ersten in das zweite Halbjahr zu schreiben. Quartale kennt der Gruppenprozess nicht.

Weitere Hinweise

Sie können ein Mahndatum entfernen/ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Mahnhäkchen klicken und im Kontextmenü den Menüpunkt "Mahndatum eingeben" wählen. Sie können in dem folgenden Fenster das Mahndatum löschen oder ändern. Es gibt keinen Gruppenprozess zum Ändern oder Entfernen von Eintragungen zum Mahndatum. Sie sollten das Mahndatum immer erst setzen, wenn der Ausdruck der Mahnschreiben abgeschlossen ist.


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