Erstellen einfacher Reports

Einfache Änderungen an bestehenden Reports vornehmen

Beispiel aus der Basissammlung verwenden --> Schriftart und –größe anpassen, Position verändern, Größe eines Textfeldes verändern

Einstellungen im Report-Explorer

Bevor Sie mit der Arbeit im Report-Explorer beginnen, wählen Sie zunächst die Schülermenge, z.B. eine Klasse aus, für die Sie den Report benutzen möchten. Vorteil dieser Vorgehensweise ist es, dass Sie bei den Versuchen nur eine kleine Schülermenge im Zugriff haben und damit schneller das Ergebnis in der Vorschau sehen können. Haben Sie alle Schülerdaten im Zugriff, kann die Vorschau abhängig von der Komplexität des gewählten Reports recht lange dauern.

Sie haben den Report-Explorer aufgerufen. Im Menü Datei finden Sie den Menüpunkt Neuen Report erzeugen (Shortcut Strg + N), mit dem Sie eine leere Arbeitsfläche erzeugen können. Das Symbol hat denselben Effekt.

Die leere Arbeitsfläche für den neuen Report öffnet sich in einem neuen Fenster. Je nach Einstellung kann dieses Fenster dreigeteilt sein. Das Menü Ansicht bietet Möglichkeiten, die Fensterstruktur den eigenen Arbeitsgewohnheiten anzupassen. Dazu wählt man die Werkzeugleisten aus, die man sehen möchte.

Über den Berichtsbaum kann man sich orientieren, wo man sich innerhalb der Struktur eines Berichtes befindet. Diese Anzeige ist besonders bei komplexeren Reports hilfreich. Der Feldassistent ermöglicht ein einfaches Zugreifen auf die zur Verfügung stehenden Felder, die man im Report verwenden kann.

Ohne Auswahl einer Werkzeugleiste sieht das Fenster so aus:

Schalten Sie bitte die Lineale an. So erleichtern Sie sich die Positionierung der einzelnen Elemente des Berichtes.

Als Maßeinheit wähle ich Millimeter.

In Bearbeitung: Ränder einstellen?

Einfaches Erstellen einer einfachen Liste mit dem Berichtsassistenten

Wenn Sie ausgewählte Daten schnell und ohne weitere Wünsche an die Gestaltung in Listenform ausgeben möchten, können Sie sich diese mit Hilfe des Berichtsassistenten erzeugen. Die Handhabung entspricht dem Assistenten, den Sie auch bei Access finden.

Sie haben, wie im Abschnitt "Einstellungen im Report-Explorer" beschrieben, einen neuen Report geöffnet. Wählen Sie nun unter Datei den Menüpunkt Neu. Sie bekommen eine Auswahl an Berichtsassistenten für verschiedene Zwecke.

Durch einen Doppelklick auf Berichtsassistent wählen Sie diesen aus. Nun können Sie aus einer Datenquelle - voreingestellt Schueler - durch einen Doppelklick beliebig viele Datenfelder für Ihre Liste auswählen.

Hinweis: Mit dem Berichtsassistenten kann man immer nur auf eine einzelne der zahlreichen SchILD-NRW-Datenquellen zugleich zugreifen. Für ganz einfache Listen und Formulare reicht das aber in der Regel aus.

Über die Pfeile/Doppelpfeile wählen Sie die Felder, die auf dem Formular ausgedruckt werden sollen. Felder, die Sie versehentlich ausgewählt haben, entfernen Sie mit Hilfe der Rückpfeile.

Die Reihenfolge der Felder kann durch Klick auf die Pfeiltasten nach oben/unten auch nachträglich festgelegt werden. Mit Weiter erhalten Sie eine Übersicht über die von Ihnen gewählten Felder. Sie dient zu Ihrer Information. Hinweis: Eine mögliche Gruppierung in der Ausgabe des Formulares macht an dieser Stelle wenig Sinn. Gezielter gruppieren kann man mit den Funktionen des Formulardesigners.

Erstellen einer einfachen Liste

Nach dem die Einstellungen vorgenommen sind, soll nun der Bericht gefüllt werden.
Der leere Bericht ist in drei Teile gegliedert: Kopf, Detailbereich und Fuß. Kopf und Fuß werden pro Seite einmal gedruckt, während im Detailbereich der eigentliche Bericht erzeugt wird.

Erstellen einer einfachen Anwesenheitsliste einer Klasse

Bevor Sie sich an die Erstellung der Liste machen, prüfen Sie, ob Sie die richtigen Daten im Zugriff haben. Im Menü Bericht gibt es den Menüpunkt Datenquellen…, standardmäßig ist hier die Datenquelle Schueler ausgewählt. Für eine Klassenliste ist das die richtige Datenquelle.

In der Liste sollen nun Name und Vorname der Schüler angezeigt werden.

Klicken Sie dazu zunächst auf das Symbol für ein DBText-Feld und klicken Sie dann in den Detailbereich, es erscheint ein DBText-Feld. Dieses DBText-Feld können Sie nun an die gewünschte Position schieben.

Haben Sie die Werkzeugleiste Bearbeiten aktiv geschaltet?

Wenn Sie nun auf das DBText-Feld klicken, wird in der Werkzeugleiste Bearbeiten die ausgewählte Datenquelle Schueler angezeigt. Das Feld daneben ist noch leer.

Jetzt wählen Sie das passende Datenfeld aus, hier: NameVorname

Mit Hilfe des Kontextmenüs (rechte Maustaste) vom DBText-Feld können Sie Anpassungen vornehmen, beispielsweise die automatische Größenanpassung des Feldes ermöglichen. Damit werden lange Namen auch ganz angezeigt.

Sehen Sie sich das Ergebnis in der Vorschau an. Dazu klicken Sie auf den Karteireiter Vorschau.

Sie sollten eine Liste mit den Namen der Schüler erhalten, die Sie vorher ausgewählt hatten.

in Bearbeitung: Erstellen der Überschrift: Klicken Sie das Symbol für ein einfaches Label an

--> Anwesenheitsliste von Schülerinnen und Schülern, Adressenliste

Erstellen eines einfachen Briefes

--> Brief oder Bescheinigung erstellen

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