Statistik mit ASDPC: Unterschied zwischen den Versionen

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K (→‎Sammeln der notwendigen Ressourcen: Schild Datenprüfung und Export; Hinweise und Warnung vor .dll-Speicherorten.)
(→‎Weitere Belege: Link zu weitere Belege)
 
(185 dazwischenliegende Versionen desselben Benutzers werden nicht angezeigt)
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==Aufbau dieser Anleitung==  
==Einleitung==


'''Diese Seite befindet sich aktuell in der Entwicklung!'''
===Aufbau dieser Anleitung===


__TOC__
Das Programm ASDPC32 hat für Sie im Wesentlichen zwei Funktionen:


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# Die Entschlüsselung von dienstlichen Dokumenten, die über ihre Schulmail angekündigt und über gesicherten Bereich des Bildungsportals heruntergeladen werden können.
# Die Erstellung der jährlichen amtlichen Schulstatistik NRW.


Diese Anleitung führt Schritt für Schritt durch die Erstellung der ''amtlichen Schulstatistik NRW'' mit ASDPC32 unter optionaler Verwendung des Datenimports aus SchILD NRW. Dazu wird die einmalige und jährliche Vorbereitung von ASDPC erklärt, weiterhin werden Hinweise für den Ablauf und die Fehlersuche aufgeführt.
Diese Anleitung gibt einen Überblick über ASDPC und führt Schritt für Schritt durch die Erstellung der ''amtlichen Schulstatistik NRW'' mit ASDPC32 unter optionaler Verwendung des Datenimports aus SchILD NRW. Dazu wird die einmalige und jährliche Vorbereitung von ASDPC erklärt, weiterhin werden Hinweise für den Ablauf und die Fehlersuche aufgeführt.


{{Hinweis|Aspekte, die nicht direkt zur Statistik gehören - zum Beispiel die Ersteinrichtung von ASDPC oder Anmerkungen zum Verschlüsselungsverfahren - werden auf Unterseiten weiter ausgeführt und sind je nach Bedarf oder Interesse aufzurufen.}}
{{Hinweis|Aspekte, die nicht direkt zur Statistik gehören - zum Beispiel die Ersteinrichtung von ASDPC oder Anmerkungen zum Verschlüsselungsverfahren - werden auf Unterseiten weiter ausgeführt und sind je nach Bedarf oder Interesse aufzurufen.}}
[[File:Schaubild.png|500px]]


Die Statistik mit ASDPC wird grundlegend in folgenden Schritten durchgeführt:
Die Statistik mit ASDPC wird grundlegend in folgenden Schritten durchgeführt:
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# Abschicken der Statistik an IT.NRW
# Abschicken der Statistik an IT.NRW


==Weitere Supportangebote==
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[[File:Fachberatersuche.png|thumb|Fachberatersuche über Ihre Schulnummer auf [https://www.svws.nrw.de/service/fachberatersuche www.svws.nrw.de]]]
{{Hinweis|Bei der Arbeit mit dieser umfangreichen Anleitung kann es hilfreich sein, Links im Browser in einem neuen Tab zu öffnen. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf einen Link und wählen Sie "In neuem Tab öffnen". Oft ist die Funktion auch durch einen Klick der mittleren Maustaste erreichbar.}}


Über diese Anleitung hinaus besteht die Möglichkeit, im [https://schulverwaltungsinfos.nrw.de/svws/forum/viewforum.php?f=22 SVWS-Forum] zu suchen, ob Ihre Frage oder das Problem schon beantwortet bzw. gelöst wurde.
__TOC__


Weiterhin sind Schulen in NRW ''Fachberater'' zugeordnet, die Sie über die [https://www.svws.nrw.de/service/fachberatersuche Fachberatersuche] unter Angabe Ihrer Schulnummer finden können. Versuchen Sie bitte zuerst eventuelle Fragen über die Supportangebote und/oder mit Ihrem Fachberater zu klären, bevor Sie sich direkt an IT.NRW wenden.
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Kontakte zu IT.NRW für Fragen zu ASDPC32 und Inhalten der Statistik bzw. zu technischem Support finden Sie im jährlichen Rundschreiben zur Haupterhebung von IT.NRW: [https://schulverwaltungsprogramme.msb.nrw.de/schulen/download.htm#D92 "Anschreiben zu ASDPC"]. In diesem Anschreiben sind auch die Fachberater-Kontakte der Bezirksregierungen genannt, die für eventuelle Abgabetermine betreffende Anfragen zuständig sind.
===Supportangebote===


Abschließend ist noch auf die [https://www.svws.nrw.de/service/fortbildungen Fortbildungen] Ihrer Bezirksregierung zu verweisen, die im Vorfeld der Statisik angeboten werden.
[[File:WikiSupportangebote.png|500px]]


==Erstinstallation und Einrichtung von ASDPC==
Über diese Anleitung hinaus bestehen diverse weitere Supportangebote:


Die Grundinstallation und eventuelle Updates sind unter diesem Link herunterzuladen: https://www.svws.nrw.de/download/asdpc32
* Das [https://schulverwaltungsinfos.nrw.de/svws/forum/viewforum.php?f=22 SVWS-Forum], um zu zu suchen, ob Ihre Frage oder das Problem schon beantwortet bzw. gelöst wurde. Hier können Sie auch neue Fragen stellen, die von Fachberatern beantwortet werden.


{{Wichtig|ASDPC benötigt zur Installation zwingend Administratorrechte. Kontaktieren Sie bei Bedarf Ihren zuständigen Hardware-/Softwareverwalter bzw. Dienstleister.
* Hier in diesem Wiki finden sich Kurzanleitungen und Tutorials, die eventuell Ihre Frage abdecken.
Eine Installation auf anderen Betriebssystemen als MS Windows wird nicht unterstützt.}}


<pre>''Todo: Tatsächliche Installation'' mit Bildern</pre>
* Weiterhin sind Schulen in NRW ''Fachberater'' zugeordnet, die Sie über die [https://www.svws.nrw.de/service/fachberatersuche Fachberatersuche] unter Angabe Ihrer Schulnummer finden können. Versuchen Sie bitte zuerst eventuelle Fragen über die Supportangebote und/oder mit Ihrem Fachberater zu klären, bevor Sie sich direkt an IT.NRW wenden.


Es lässt sich auch von ASDPC heraus auf Updates prüfen:
* Kontakte zu IT.NRW für Fragen zu ASDPC32 und Inhalten der Statistik bzw. zu technischem Support finden Sie im jährlichen Rundschreiben zur Haupterhebung von IT.NRW: [https://schulverwaltungsprogramme.msb.nrw.de/schulen/download.htm#D92 "Anschreiben zu ASDPC"]. In diesem Anschreiben sind auch die Fachberater-Kontakte der Bezirksregierungen genannt, die für eventuelle Abgabetermine betreffende Anfragen zuständig sind.


[[File:ASDUpdate.jpg|400px]]
* Abschließend ist noch auf die [https://www.svws.nrw.de/service/fortbildungen Fortbildungen] Ihrer Bezirksregierung zu verweisen, die im Vorfeld der Statisik angeboten werden.


{{Wichtig|Bitte beachten Sie, dass vor oder während der Statisik noch weitere Updates mit Fehlerkorrekturen erscheinen können. Prüfen Sie bitte vor der Arbeit, ob Sie mit der neuesten Version von ASDPC32 arbeiten.}}
==Erstinstallation, Wartung und der Aufbau von ASDPC==


===Schlüsselmanagement===
::[[Statistik_mit_ASDPC-Technik|Erstinstallation, Wartung und der Aufbau von ASDPC]]


====Allgemeine Informationen====
===Erstinstallation===


::[[Statistik_mit_ASDPC-Technik#Erstinstallation|Erstinstallation]] - In diesem Kapitel finden Sie die Anleitung zur Erstinstallation von ASDPC, vom Download bis zur Installation.


Die einzulesenden Vorgabedaten sowie die abzugebende Statistik sind mit einem asynchronen Schlüsselverfahren verschlüsselt. Hierzu müssen Sie zwei Schlüsseldateien besitzen:
===Updaten von ASDPC===


# einen '''öffentlichen''' Schlüssel, mit dem Dateien '''ver'''schlüsselt werden können.
::[[Statistik_mit_ASDPC-Technik#Updaten von ASDPC|Updaten von ASDPC]] - Dieses Kapitel führt Sie durch den Updateprozess von ASDPC, der vor jeder Statistik vorzunehmen ist.
# den '''privaten''' Schlüssel, mit dem Sie verschlüsselte Dateien '''ent'''schlüsseln können.


Beide Schlüsseldateien haben das folgende Format:
===Schlüsselmanagement===


::SXXXXXX_JJJJMMTT_SSMMSS.xxx
::[[Statistik_mit_ASDPC-Schluesselmanagement|Schlüsselmanagement]] - In diesem Kapitel wird erläutert, wie Schlüssel in ASDPC zu erstellen, einzulesen und mit IT.NRW auszutauschen sind. Weiterhin wird auf mögliche Fehlerquellen beim Schlüsselmanagement eingegangen.


Wobei "SXXXXXX" Ihre Schulnummer ist, "JJJJMMTT_SSMMSS" ist das Datum mit Uhrzeit, wann der Schlüssel erstellt wurde. Die Endung .xxx ist ".pub" für den öffentlichen Schlüssel ("public") und ".sec" für den privaten Schlüssel ("secure"). Zum Beispiel wäre ein öffentlicher Schlüssel S123456_20200102_122344.pub von der Schule "123456" am 02.01.2020 um 12:23:44 erstellt worden.
====Allgemeine Informationen====
 
* Senden Sie immer Ihren aktuellsten öffentlichen Schlüssel (.pub) als E-Mail-Anhang an [mailto:schluessel.schule@it.nrw.de schluessel.schule@it.nrw.de].
* Halten Sie Ihren privaten Schlüssel (.sec) geheim und geben Sie ihn nicht weiter! Schicken Sie ihn ''nicht'' an IT.NRW.
 
Der öffentliche Schlüssel wird standardmäßig im Verzeichnis \ASDPC32\ASD\SCHLUESSEL gespeichert, haben Sie ASDPC in C:\Programme installiert, wären die Schlüssel somit bei C:\Programme\ASDPC32\ASD\SCHLUESSEL zu finden.


{{Hinweis|Es empfiehlt sich, das Schlüsselpaar separat z.B. auf einer externen Sicherungsfestplatte oder einem beschrifteten USB-Stick zu speichern und sicher, etwa im Tresor, zu lagern.}}
::[[Statistik_mit_ASDPC-Schluesselmanagement#Allgemeine Informationen|Allgemeine Informationen]]


====Neu Erzeugen, Einlesen und Sichern von existierenden Schlüsseln====
====Neu Erzeugen, Einlesen und Sichern von existierenden Schlüsseln====


Starten Sie ASDPC nach einer Erst- oder Neuinstallation, werden Sie auf das Fehlen von Schlüsseln hingewiesen:
::[[Statistik_mit_ASDPC-Schluesselmanagement#Neu Erzeugen, Einlesen und Sichern von existierenden Schlüsseln|Neu Erzeugen, Einlesen und Sichern von existierenden Schlüsseln]]


[[File:ASDPCSchluesselerstellung.jpg|400px]]
====Mögliche Fehler bei Ver- und Entschlüsselung====
 
Es gibt hier zwei Möglichkeiten:
# Lesen Sie ein existierendes Schlüsselpaar von ihrem Rechner oder anderen Datenträger ein.
# Erstellen Sie ein neues Schlüsselpaar.
 
{{Wichtig|Wenn Sie ein neues Schlüsselpaar erstellen, sind eventuell vorhandene alte Schlüsseldateien nicht mehr gültig! Sollten Sie schon Schlüssel haben, klicken Sie hier auf "Nein".}}
 
Um die Schlüsselverwaltung zu erreichen


* starten Sie ASDPC
::[[Statistik_mit_ASDPC-Schluesselmanagement#Mögliche Fehler bei Ver- und Entschlüsselung|Mögliche Fehler bei Ver- und Entschlüsselung]]
* Dann starten Sie die Haupterhebung über das Menü "Anwendung starten" -> "Erhebung Amtlichen Schuldaten (ASDPC)"


[[File:ASDPCErhebungStarten.jpg|400px]]
==Der Aufbau von ASDPC erklärt==


* Wählen Sie nun den Menüpunkt "Extras" und dann "Schlüsselverwaltung" an
::[[Statistik_mit_ASDPC-Aufbau|Starten von ASDPC]] - In diesem Kapitel wird der grundlegende Aufbau von ASDPC erläutert und wie die Schule in der Haupterhebung zuerst einzurichten ist.
* Hier haben Sie nun die Option, Schlüssel zu
** "Erzeugen",
** "Schlüssel speichern" (nach C:\Programme\ASDPC32\ASD\SCHLUESSEL) oder
** "gespeicherte Schlüssel einlesen"


Um einen Schlüssel zu erzeugen, benötigen Sie die ASD-Signatur Ihrer Schule. Diese ist im geschützten Bereich des [http://www.schulministerium.nrw.de/BiPo/SVW Bildungsportals] abzurufen.
====Abschnitte "Extras"====


[[File:ASDPCSchluesseASDSIg.jpg|400px]]
::[[Statistik_mit_ASDPC-Aufbau#Abschnitte_.22Extras.22|Extras]] - In diesem Kapitel wird der Menüpunkt "Extras" von ASDPC erläutert. Dieser beinhaltet die Möglichkeit, "dienstliche Dokumente" zu ver- und entschlüsseln sowie das Schlüsselmanagement.


Haben Sie einen Schlüssel erzeugt, werden Sie aufgefordert, diesen an [mailto:schluessel.schule@it.nrw.de IT.NRW] zu senden. Bitte denken Sie daran, nur den öffentlichen (.pub) und niemals den privaten Schlüssel (.sec) zu versenden.
====Abschnitt "Optionen"====


[[File:ASDPCSchluesselversendung.jpg|400px]]
::[[Statistik_mit_ASDPC-Aufbau#Abschnitt_.22Optionen.22|Optionen]] - In diesem Kapitel werden die globalen Optionen von ASDPC erläutert. Hier können Speicherorte für die Datenbanken gesetzt werden, es kann die automatische Datensicherung eingestellt werden. Weiterhin lassen sich die Unterrichtseinheiten in Minuten erfassen (Vorsicht!) und eine Farbeinstellung (Rotschwäche) vornehmen.


Hier im Beispiel geht hervor, dass diese Schlüssel am 09.09.2021 um 10:55:53 erzeugt wurden.
====Abschnitt "Hilfe"====


{{Hinweis|Über "Extras" in der aktuellen Haupterhebung haben Sie auch in einem laufenden Schuljahr Zugriff auf die Funktion "dienstliche Dokumente bzw. Dateien entschlüsseln". Diese Funktion hat mit der amtlichen Schulstatistik nichts zu tun, sondern wird genutzt, um der Schule Dateien über den gesicherten Bereich des Bildungsportals zukommen zu lassen. In einem solchen Fall werden Sie per Email über das Vorliegen solcher Dateien informiert.}}
::[[Statistik_mit_ASDPC-Aufbau#Abschnitt_.22Hilfe.22|Hilfe]] - In diesem Kapitel werden die Hilfefunktionen von ASDPC erläutert: der Index, die Suchfunktion, ein Link auf die Eintragungshilfen und Schlüsseltabellen für Ihre Schulform, die Update-Funktion von ASDPC. Weiterhin sind über die Funktion das Schulverzeichnis NRW abzurufen und es kann ein Beratungspaket für IT.NRW erstellt werden. Schlussendlich werden auch Versionshinweise der aktuellen ASDPC-Version und der verwendeten Daten angezeigt.


====Mögliche Fehler bei Ver- und Entschlüsselung====
==Vorbereitung der Statistik==


# Aus Sicht von IT.NRW ist der aktuellste Schlüssel immer der zuletzt zugeschickte. Wurde Ihr aktueller öffentlicher Schlüssel (".pub") IT.NRW korrekt zugeschickt? Im Dateinamen der heruntergeladenen Vorgabedaten ist der Zeitpunkt codiert, wann Ihr Schlüssel erstellt wurde, hier können Sie also überprüfen, ob IT.NRW über die gleichen Schlüssel verfügt wie Ihre Schule. Die Vorgabedaten könnten im Dateinamen etwa eine solche Folge behinhalten: "_20210603_091136" - damit geht hervor, dass IT.NRW einen Schlüssel vom 03.06.2021 09:11:36 vorliegen hatte.
::[[Statistik_mit_ASDPC_Vorbereitung#Vorbereitung_der_Statistik|Vorbereitung der Statistik]] - In diesem Kapitel finden sich vorbereitende Arbeiten, z.B. zum Updaten von ASDPC, SchILD NRW, Export von Daten aus Schulverwaltungsprogrammen oder dem Besorgen der aktuellen Verfahrensanleitung, Schlüsseltabellen und Eintragungshilfen.
# Lädt man Dateien, z.B. Vorgabedaten, mehrfach herunter, fügt Windows automatisch eine Nummerierung an. Datei.jpg wird nach einem zweiten und dritten Herunterladen somit zu "Datei.jpg", "Datei (1).jpg" und "Datei (2).jpg". Die Zahlen, Klammern und das Leerzeichen müssen somit entfernt werden, bevor die Datei korrekt entschlüsselt werden kann.


==ASDPC starten==
===Sammeln der notwendigen Ressourcen und Updates===


Startet man ASDPC, öffnet sich ein Fenster mit Informationen zum Stand von ASDPC, dem Stand der Schlüsseltabellen, Hinweisen zur Statistik des aktuellen Schuljahres und einem Link auf die ToDo-Liste des aktuellen Jahres.
::[[Statistik_mit_ASDPC_Vorbereitung#Sammeln_der_notwendigen_Ressourcen_und_Updates|Sammeln der notwendigen Ressourcen und Updates]]


<div class="thumb"><div class="thumbinner" style="width:402px;">
====Export aus SchILD NRW und anderen Schulverwaltungsprogrammen====
[[File:ASDPC-Startinformationen.jpg|border|400px]]<div class="thumbcaption">Zum Vergrößern klicken.</div></div></div>


Um die aktuelle Haupterhebung zu starten, wählen Sie "Anwendung starten" -> "Erhebung Amtliche Schuldaten (ASDPC)".
::[[Statistik_mit_ASDPC_Vorbereitung#Export_aus_SchILD_NRW_und_anderen_Schulverwaltungsprogrammen|Export aus SchILD NRW und anderen Schulverwaltungsprogrammen]]


[[File:ASDPCErhebungStarten.jpg|400px]]
====Sammeln der Ressourcen====


Hier muss bei der Erstinstallation die Schule eingerichtet werden. Stellen Sie alle bearbeitbaren Felder korrekt ein, grundlegende Daten der Schule werden in einem der nächsten Schritte über die '''Vorgabedaten''' importiert werden.
::[[Statistik_mit_ASDPC_Vorbereitung#Sammeln der Ressourcen|Sammeln der Ressourcen]]


[[File:ASDPCSchuldaten.jpg|400px]]
==Die Haupterhebung==


Haben Sie einmal den Modus "Erhebung Amtliche Schuldaten (ASDPC)" aufgerufen, bietet Ihnen ASDPC nun folgende Menüs an:
::[[Statistik_mit_ASDPC_Haupterhebung|Die Haupterhebung]] - dieses große Kapitel beinhaltet die Erläuterung der grafischen Oberfläche, der Menübänder, sowie der Belege zur Haupterhebung. Weiterhin durchläuft es exemplarisch eine komplette Haupterhebung.


[[File:ASDPC_HE_Menu.png|400px]]
===Die Menüoptionen in der Haupterhebung===


* ''Datei'' - Hier kann der Modus "Erhebung Amtliche Schuldaten (ASDPC)" über "Schließen" verlassen werden.
====Datei====
* ''Erhebung'' - Hier kann die aktuelle Haupterhebung gestartet werden (siehe KAPITEL).
* ''Extras''
** ''ASDPC Datenbank reorganisieren''
** ''dienstliche Dokumente bzw. Dateien entschlüsseln'' - wird Ihnen per Email mitgeteilt, dass entsprechende Dateien vorliegen, können diese nach dem Download hier entschlüsselt werden (z.B. für Mithilfe bei Fahndungen der Polizei).
** ''Schlüsselverwaltung'' - verwalten Sie die Schlüssel von ASDPC [LINK AUF SCHLÜSSEL TODO]


===Abschnitt "Optionen"===
::[[Statistik_mit_ASDPC_Haupterhebung#Die_Men.C3.BCoptionen_in_der_Haupterhebung|Menüoptionen Datei]]


[[File:ASDPC_Optionen.png|400px]]
====Belege====


* ''Optionen''
::[[Statistik_mit_ASDPC_Haupterhebung#Belege|Belege]] - Unter dieser Option verbergen sich die Belege von ASDPC, in dem die Daten der Statistik erfasst werden. Hinweise zur eigentlichen Erfassung der Daten erhalten Sie im folgenden Kapitel zur DURCHFÜRHUNG DER STATISIK. An dieser Stelle ist grundlegend zu vermerken, dass die Belege der Reihenfolge von oben nach unten abgearbeitet werden.
** ''Verzeichnisse'' - Wählen Sie die Speicherorte für die Hauptdatenbank (ASDPC.mdb) sowie die benötigten weiteren Daten. Nutzen Sie ASDPC in einer Netzwerkumgebung ist es wichtig, diese Pfade korrekt zu nutzen. Lesen Sie hierzu die gesonderte Anleitung [https://schulverwaltungsprogramme.msb.nrw.de/download/Anleitung-ASDPC_in_einer_Netzwerkumgebung_nutzen.pdf ASDPC in einer Netzwerkumgebung nutzen].
** ''Unterrichtseinheiten in Minuten'' - wird diese Option aktiviert, werden alle Angaben in der Unterrichtsverteilung (UVD) und den Lehrerdaten (LID) in Minuteneinheiten umgerechnet, d.h. sie werden mit 45 multipliziert, um der Standard-Einheitendauer zu entsprechend. '''Vorsicht''': die Umrechnung gilt für ''künftige'' Importe der UVD.TXT, LEHRER.TXT und EXTERN.DAT. Das Einlesen von Abteilungsdaten oder Sicherungen kann zu Umrechnungsproblemen führen. Sollte weiterhin später wieder auf das Stundenmodell zurückgeschaltet werden, kann es zu Rundungsverlusten kommen.
** ''Farbeinstellung (Rotschwäche)'' - ASDPC kann hier einen barrierefreien Modus für Rotschwäche geschaltet werden.


[[File:ASDPC_Verzeichnisse.png|400px]]
====Extras====


===Abschnitt "Hilfe"===
::[[Statistik_mit_ASDPC_Haupterhebung#Extras|Extras]] - Der Menüeintrag "Extras" ist wie im identisch zum übergeordneten Menü [[Statistik_mit_ASDPC-Aufbau#Abschnitte_.22Extras.22|"Extras"]] in ASDPC.


[[File:ASDPC Hilfe.png|400px]]
====Prüfen====


* ''Hilfe''
::[[Statistik_mit_ASDPC_Haupterhebung#Pr.C3.BCfen|Prüfen]] - Nach der Dateneingabe in den Belegen können die Daten innerhalb der Belege geprüft werden. Mit der Option "Prüfen" ➥ "Gesamtprüfung" werden alle Belege und vor allem die Daten untereinander über die Belege hinweg geprüft.
** ''Inhalt...'' - Öffnet das ausführliche Hilfeverzeichnis von ASDPC, in dem Sie über einen Index Informationen zu nahezu allen Aspekten finden können (Belege, Hinweise, und vieles mehr).
** ''Suchen in Hilfe'' - Öffnet von der Hilfe oben nicht den Index, sondern direkt das Suchfeld für einen schnellen Zugriff.
** ''Eintragungshilfen/Schlüsseltabellen'' - öffnet eine Auswahl, mit der die ''Schlüsseltabellen'' oder ''Eintragungshilfen'' Ihrer Schulform direkt aus ASDPC im Browser geöffnet werden.
** ''Update ausführen'' - Hier kann ein Update von ASDPC ausgeführt werden. Siehe hierzu '''UPDATE AUSFÜHREN TODO!!!'''
** ''Schulverzeichnis'' - Öffnet das Verzeichnis mit allen Schulen in NRW der aktuell verwendeten SCHULVER.MDB.
** ''Beratungspaket für IT.NRW'' - sollte es technische Probleme geben, bei denen IT.NRW Sie um ihre aktuelle Umgebung bittet, werden automatisch Konfigurationsinformationen von ASDPC zusammengestellt, die IT.NRW bei einem Supportkontakt zur Verfügung gestellt werden.
** ''Info'' - zeigt Daten zur Dateiversion von ASDPC und der verwendeten Daten. Diese sehen Sie auch direkt im Startbildschirm.


<div class="thumb"><div class="thumbinner" style="width:152px;">
====Hilfe====
[[File:ASDPC Inhaltsverzeichnis.png|border|150px]]<div class="thumbcaption">Zum Vergrößern klicken.</div></div></div>


==Updaten von ASDPC==
::[[Statistik_mit_ASDPC_Haupterhebung#Hilfe|Die Hilfe]] ist identisch zum übergeordneten Menü [[Statistik_mit_ASDPC-Aufbau#Abschnitt_.22Hilfe.22|"Hilfe"]]. Die Hilfe kann von jedem Beleg aus aufgerufen werden.


Wurde ASDPC schon in den letzten Jahren genutzt, sind vor jeder Statistik das Hauptprogramm und die verwendeten Daten zu updaten. Auch in der laufenden Statistik kann es vorkommen, dass eine neue Version bereitgestellt wird, die überarbeitet wurde.
===Durchführung der Haupterhebung===


Laden Sie hierzu die aktuellste Version von der [https://schulverwaltungsprogramme.msb.nrw.de/schulen/download.htm#D91 asdupd.zip] herunter.  
::[[Statistik_mit_ASDPC_Haupterhebung#Durchf.C3.BChrung_der_Haupterhebung|Die Haupterhebung]] - In diesem Kapitel wird Schritt für Schritt durch eine Haupterhebung geführt.


Diese muss dann in das Verzeichnis \update in ASDPC gelegt werden, also z.B. mit dem Standardinstallationspfad wäre das "C:\ASDPC32\update"; Ihr Pfad kann je nach Installation variieren.
====Aufbau der Belege am Beispiel der LID123====


Starten Sie dann ASDPC und gehen Sie über "Anwendung starten" -> "Erhebung Amtliche Schuldaten (ASDPC)" in den Modus der Datenergebung.
::[[Statistik_mit_ASDPC_Haupterhebung#Aufbau_der_Belege_am_Beispiel_der_LID123|Aufbau der Belege am Beispiel der LID123]]


Dort können Sie nun über "Hilfe" -> "Update ausführen" das Update anstoßen.
====Beleg: KLD323 - Klassendaten====


[[File:ASDPC Hilfe.png|400px]]  
::[[Statistik_mit_ASDPC_Haupterhebung#Beleg:_KLD323_-_Klassendaten|Im Beleg KLD323]] werden die Daten zu den Klassen erfasst.


Unter dem folgenden Link finden Sie eine ausführliche Anleitung, wie die Dateien zu kopieren sind und wie das Update auszuführen ist: [https://schulverwaltungsprogramme.msb.nrw.de/download/ASDPC_Updatehinweis.pdf Anleitung].
====Beleg: UVD223 - Unterrichtsverteilung====


Wenn Sie den Link zum Update aufrufen und etwas herunterscrollen, finden sich auch typische Problemsituationen mit ihren Lösungen, die im Zusammenhang mit dem Update auftreten können.
::[[Statistik_mit_ASDPC_Haupterhebung#Beleg:_UVD223_-_Unterrichtsverteilung|Beleg der Unterrichtsverteilung]]


==Vorbereitung der Statistik in SchILD-NRW (Update, dll-Abgleich)==
====Beleg: SCD011 - Religionszugehörigkeiten====


===Sammeln der notwendigen Ressourcen===
::[[Statistik_mit_ASDPC_Haupterhebung#Beleg:_SCD011_-_Religionszugeh.C3.B6rigkeiten|Religionszugehörigkeiten]]


Führen Sie das aktuelle Update von ASDPC aus. Sofern Sie SchILD NRW nutzen, führen Sie auch hier bitte das Update aus, da beide Programme zusammen für die Statistik genutzt werden können. Eventuell kann es sinnvoll sein, auch andere Schulverwaltungsprogramme zu updaten.
====Beleg: SCD012 - Abgänger====


[[File:SchILD Update.png|x200px]]
::[[Statistik_mit_ASDPC_Haupterhebung#Beleg:_SCD012_-_Abg.C3.A4nger|Abgänger]] - in diesem Beleg werden die Abgänger der Abschlussjahrgänge erfasst.


Sofern es eine aktuellere Version von SchILD gibt, wird diese nun heruntergeladen und installiert. VERWEIS: UPDATE SCHILD.
====Weitere Belege====


{{Hinweis|Bereinigen Sie so viele Fehler wie möglich in ihren Verwaltungsprogrammen ''vor'' dem Datenexport, damit diese Fehler auch dort in einem Arbeitsgang bereinigt sind und in den kommenden Jahren nicht immer wieder erneut auftauchen. Es empfiehlt sich, diese Bereinigung routinemäßig schon weit vor der Statistik durchzuführen.  Ein möglicher Zeitpunkt wäre, einige Wochen nach Schuljahresbeginn wenn die Neuaufnahmen, Klassen- und Kurswechsel usw. abgeschlossen sind auf Statistikfehler zu prüfen.}}
::[[Statistik_mit_ASDPC_Haupterhebung#Weitere_Belege|Weitere Belege]] - Hier finden sich diverse Belege für weitere Daten. Manche der Belege werden nur für passende Schulformen angezeigt. Beispielsweise für die '''Abiturprüfungsergebnisse''', '''Zuwanderungsgeschichte''', '''Internatsplätze''', '''Wohnorte''', '''Altersstruktur''', '''Deutschfördergruppen''' oder weitere Weitere "Weitere Belege".


[[File:SchILD Gesamtprüfung.png|500px]]
==Bereitstellung der Daten==


SchILD findet nicht alle Fehler die ASDPC erzeugen könnte, jedoch lassen sich viele Fehleinträge in den Statisikfeldern - per Standard in SchILD sind diese grün eingefärbt - schon im Vorfeld finden. Wurde eine Gesamtprüfung durchgeführt, lassen sich die Fehler über "Schulverwaltung" -> "Statistik/amtliche Schuldaten" -> "Fehlerprotokol" anzeigen.
Wenn alle Belege vollständig und so korrekt wie möglich ausgefüllt wurden, ist eine erneute Gesamtprüfung der Daten vorzunehmen und alle Fehler müssen geprüft werden.


Führen Sie nach Abschluss dieser Arbeiten den Export in die in ASDPC einzulesenden Dateien durch.
* Muss-Fehler sind zu entfernen.
* Harte Fehler können im Einzelfall nach individueller Rücksprache mit der Schulaufsicht erhalten bleiben.
* Hinweise sollten beseitigt werden, sollte der eingegebene Umstand aber die Schulrealität gut abbilden, können und sollen sie stehen bleiben.  


[[File:SchILD Export.png|500px]]
{{Wichtig|Nach jeder Veränderung der Daten ist immer eine erneute Gesamtprüfung durchzuführen.}}


Je nach Schulform und wie Sie arbeiten, könnte es sinnvoll sein, unterschiedliche Dateien zu erzeugen:
===an IT.NRW===
* SIM.TXT - Enthält die Schülerdaten.
* LEHRER.TXT - Enthält die Lehrerdaten und Daten zum zeitlichen Einsatz, soweit sie in SchILD gepflegt werden.
* UVD.TXT - Enthält die Daten zur Unterrichtsverteilung. Bei kleinen System, z.B. Grundschulen, in denen die UVD mit einer Magnettafel geplant wird, ist ein Pflegen der Daten hier in SchILD eventuell nicht sinnvoll.
* ABI.TXT - Daten zum eventuellen Abitur.


{{Hinweis|Bei den Daten zu Lehrkräften und der Unterrichtsverteilung kann es sein, dass ein weiteres, externes Programm zur Unterrichtsplanung und Verwaltung der Lehrkräfte verwendet wird, so dass diese nicht in SchILD gepflegt werden (z.B. Untis usw.); auch aus diesen lässt sich oft exportieren.
Zum Export der Daten kann nun über Datei ➥ Export ➥ Daten für IT.NRW die Exportdatei erstellt werden.
In kleinen Systemen, z.B. Grund- oder Förderschulen, wird die UVD eventuell an einer Magnettafel erstellt, auch dann kann es sinnvoller sein, diese direkt in ASDPC einzugeben und nicht in SchILD zu pflegen.}}


{{Wichtig|Wird SchILD in einer Netzwerkumgebung eingesetzt, ist darauf zu achten, welche .dlls bzw. .mds (etwa die SCHULVER.mdb) mit den aktuellen Daten registriert sind und wo diese gespeichert sind, damit SchILD und ASDPC immer die gleichen, aktuellen Grundlagen nutzen! Konsultieren Sie in diesem Fall bitte die entsprechenden Dokumentationen von SchILD und ASDPC!}}
Sofern noch Muss-Fehler in der Statistik enthalten sind oder keine Gesamtprüfung durchgeführt wurde, ist ein Bereitstellen der Daten nicht möglich.
[[File:ASDPC Export IT.NRW.png|400px]]


Laden Sie sich nun die jeweils auf das aktuelle Jahr der Statistik angepasste Material herunter:
Hier ist nun Ihre vierstellige ASD-Signatur einzugeben.
# Die aktuelle [https://schulverwaltungsprogramme.msb.nrw.de/schulen/ASDPC32%20To%20Do-Liste.pdf ToDo-Liste], die von IT.NRW gepflegt wird. Entlang dieser kann der Arbeitsstand verfolgt werden.
# Die aktuellen [https://schulverwaltungsprogramme.msb.nrw.de/schulen/download.htm#D90 Eintragungshilfen nach Schulform Eintragungshilfen (Lang) nach Schulform]. Änderungen zum letzten Jahr sind in Gelb deutlich hervorgehoben (Streichungen bzw. Neuerungen).
# Die aktuellen [https://schulverwaltungsprogramme.msb.nrw.de/schulen/download.htm#D89 Schlüsseltabellen nach Schulform]. In ihnen werden die von ASDPC genutzten Kurzschlüssel erläutert; es finden sich auch hier Hinweise und in Gelb hervorgehobene Änderungen zum Vorjahr.


Prüfen Sie nun in Ihren Schulverwaltungsprogrammen, SchILD NRW oder auch Untis, wenn von dort etwa die Lehrerdaten exportiert werden sollen, ob Ihre Daten so fehlerfrei wie möglich sind.
[[File:ASDPC ASD Signatur Export.png|400px]]


SchILD NRW bietet eine Gesamtprüfung der Daten an, die schon viele Eintragungsfehler im Vorfeld findet.
Haben Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm befolgt, finden Sie die Daten standardmäßig im Unterordner \Ausgang Ihrer ASDPC-Installation. Also zum Beispiel "C:\ASDPC\Ausgang", wenn ASDPC auf Laufwerk C: installiert wurde.


Es handelt sich um eine verschlüsselte Datei mit dem Format


:: V4ssssss.jjX


[ToDO] SCHILD GESAMTPRÜFUNG DER DATEN
wobei "ssssss" Ihre Schulnummer und "jj" das Schuljahr ist.


* SchILD NRW: Gesamtprüfung der Daten
:: V4101500.20X
* Export von SIM.txt, Lehrer.txt, evtl. UVD.txt und Abi.txt


==Erstellen der Statistik==
Wäre also die Datei für die (imaginäre) Schule 101500 im Jahr 2020.


Link zu Vorgabedaten
Diese Datei ist nun an IT.NRW zu übersenden, die Emailadresse wird jedes Jahr mit den Unterlagen von IT.NRW mitgeteilt.


* Einlesen der Vorgabedaten
{{Hinweis|Übersenden Sie bitte nur die verschlüsselten Dateien, die mit einem "X" enden!}}
* Schnittstellendatei SIM.txt (und andere) aus SchILD NRW; Abarbeitung der Belege der Reihe nach
* Belege
* Weitere Belege


** Fehlerkorrektur besser in den Originaldaten in SchILD NRW oder ASDPC
{{Wichtig|Kontrollieren Sie bitte die Emailaddresse von IT.NRW ganz genau auf Korrektheit!}}


Mit dem Absenden der Daten vor dem Stichtag ist die Statistik fertig bearbeitet.


==Bereitstellung der Daten an IT.NRW==
===an den Schulträger===


* Erneute Gesamtprüfung der Fehler und eventuelle Fehlerkorrekturen (muss-Fehler und harte Fehler)
Über Datei ➥ Export können auch Daten für den Schulträger in unverschlüsselter Form erzeugt und diesem übergeben werden.
* Nach Korrekturen muss immer erneut eine Gesamtprüfung durchgeführt werden
* Export und Übersendung (ASD-Signatur)
* Dateien .20X vs. .200; Speicherort C:\ASDPC\Ausgang -> statistik[PUNKT]schule[AT]it[PUNKT]nrw[PUNKT]de


{{Achtung|Achten Sie bei diesen Daten auf den Datenschutz und nutzen Sie sichere Übertragungswege.}}


==Fehlersuche (typische Fehler)==
==Fehlersuche - typische Fehler aus der Praxis==


* Falscher Dateiversand [F25 für Beispiele]; falsche Mailadressen [F27]
::[[Statistik_mit_ASDPC_Fehlersuche|Häufig in der Praxis auftauchende Fehlerquellen]]


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Aktuelle Version vom 30. Januar 2022, 15:03 Uhr

Einleitung

Aufbau dieser Anleitung

Das Programm ASDPC32 hat für Sie im Wesentlichen zwei Funktionen:

  1. Die Entschlüsselung von dienstlichen Dokumenten, die über ihre Schulmail angekündigt und über gesicherten Bereich des Bildungsportals heruntergeladen werden können.
  2. Die Erstellung der jährlichen amtlichen Schulstatistik NRW.

Diese Anleitung gibt einen Überblick über ASDPC und führt Schritt für Schritt durch die Erstellung der amtlichen Schulstatistik NRW mit ASDPC32 unter optionaler Verwendung des Datenimports aus SchILD NRW. Dazu wird die einmalige und jährliche Vorbereitung von ASDPC erklärt, weiterhin werden Hinweise für den Ablauf und die Fehlersuche aufgeführt.

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Hinweis

Aspekte, die nicht direkt zur Statistik gehören - zum Beispiel die Ersteinrichtung von ASDPC oder Anmerkungen zum Verschlüsselungsverfahren - werden auf Unterseiten weiter ausgeführt und sind je nach Bedarf oder Interesse aufzurufen.


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Die Statistik mit ASDPC wird grundlegend in folgenden Schritten durchgeführt:

  1. Vorbereitung von ASDPC sowie Ihrer Schulverwaltungssoftware
  2. Ausfüllen der Belege in ASDPC, die in diesem Jahr gefordert sind.
  3. Prüfen und Korrekturen durchführen [dieser Schritt wird so oft wie nötig wiederholt]
  4. Abschicken der Statistik an IT.NRW

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Hinweis

Bei der Arbeit mit dieser umfangreichen Anleitung kann es hilfreich sein, Links im Browser in einem neuen Tab zu öffnen. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf einen Link und wählen Sie "In neuem Tab öffnen". Oft ist die Funktion auch durch einen Klick der mittleren Maustaste erreichbar.


Supportangebote

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Über diese Anleitung hinaus bestehen diverse weitere Supportangebote:

  • Das SVWS-Forum, um zu zu suchen, ob Ihre Frage oder das Problem schon beantwortet bzw. gelöst wurde. Hier können Sie auch neue Fragen stellen, die von Fachberatern beantwortet werden.
  • Hier in diesem Wiki finden sich Kurzanleitungen und Tutorials, die eventuell Ihre Frage abdecken.
  • Weiterhin sind Schulen in NRW Fachberater zugeordnet, die Sie über die Fachberatersuche unter Angabe Ihrer Schulnummer finden können. Versuchen Sie bitte zuerst eventuelle Fragen über die Supportangebote und/oder mit Ihrem Fachberater zu klären, bevor Sie sich direkt an IT.NRW wenden.
  • Kontakte zu IT.NRW für Fragen zu ASDPC32 und Inhalten der Statistik bzw. zu technischem Support finden Sie im jährlichen Rundschreiben zur Haupterhebung von IT.NRW: "Anschreiben zu ASDPC". In diesem Anschreiben sind auch die Fachberater-Kontakte der Bezirksregierungen genannt, die für eventuelle Abgabetermine betreffende Anfragen zuständig sind.
  • Abschließend ist noch auf die Fortbildungen Ihrer Bezirksregierung zu verweisen, die im Vorfeld der Statisik angeboten werden.

Erstinstallation, Wartung und der Aufbau von ASDPC

Erstinstallation, Wartung und der Aufbau von ASDPC

Erstinstallation

Erstinstallation - In diesem Kapitel finden Sie die Anleitung zur Erstinstallation von ASDPC, vom Download bis zur Installation.

Updaten von ASDPC

Updaten von ASDPC - Dieses Kapitel führt Sie durch den Updateprozess von ASDPC, der vor jeder Statistik vorzunehmen ist.

Schlüsselmanagement

Schlüsselmanagement - In diesem Kapitel wird erläutert, wie Schlüssel in ASDPC zu erstellen, einzulesen und mit IT.NRW auszutauschen sind. Weiterhin wird auf mögliche Fehlerquellen beim Schlüsselmanagement eingegangen.

Allgemeine Informationen

Allgemeine Informationen

Neu Erzeugen, Einlesen und Sichern von existierenden Schlüsseln

Neu Erzeugen, Einlesen und Sichern von existierenden Schlüsseln

Mögliche Fehler bei Ver- und Entschlüsselung

Mögliche Fehler bei Ver- und Entschlüsselung

Der Aufbau von ASDPC erklärt

Starten von ASDPC - In diesem Kapitel wird der grundlegende Aufbau von ASDPC erläutert und wie die Schule in der Haupterhebung zuerst einzurichten ist.

Abschnitte "Extras"

Extras - In diesem Kapitel wird der Menüpunkt "Extras" von ASDPC erläutert. Dieser beinhaltet die Möglichkeit, "dienstliche Dokumente" zu ver- und entschlüsseln sowie das Schlüsselmanagement.

Abschnitt "Optionen"

Optionen - In diesem Kapitel werden die globalen Optionen von ASDPC erläutert. Hier können Speicherorte für die Datenbanken gesetzt werden, es kann die automatische Datensicherung eingestellt werden. Weiterhin lassen sich die Unterrichtseinheiten in Minuten erfassen (Vorsicht!) und eine Farbeinstellung (Rotschwäche) vornehmen.

Abschnitt "Hilfe"

Hilfe - In diesem Kapitel werden die Hilfefunktionen von ASDPC erläutert: der Index, die Suchfunktion, ein Link auf die Eintragungshilfen und Schlüsseltabellen für Ihre Schulform, die Update-Funktion von ASDPC. Weiterhin sind über die Funktion das Schulverzeichnis NRW abzurufen und es kann ein Beratungspaket für IT.NRW erstellt werden. Schlussendlich werden auch Versionshinweise der aktuellen ASDPC-Version und der verwendeten Daten angezeigt.

Vorbereitung der Statistik

Vorbereitung der Statistik - In diesem Kapitel finden sich vorbereitende Arbeiten, z.B. zum Updaten von ASDPC, SchILD NRW, Export von Daten aus Schulverwaltungsprogrammen oder dem Besorgen der aktuellen Verfahrensanleitung, Schlüsseltabellen und Eintragungshilfen.

Sammeln der notwendigen Ressourcen und Updates

Sammeln der notwendigen Ressourcen und Updates

Export aus SchILD NRW und anderen Schulverwaltungsprogrammen

Export aus SchILD NRW und anderen Schulverwaltungsprogrammen

Sammeln der Ressourcen

Sammeln der Ressourcen

Die Haupterhebung

Die Haupterhebung - dieses große Kapitel beinhaltet die Erläuterung der grafischen Oberfläche, der Menübänder, sowie der Belege zur Haupterhebung. Weiterhin durchläuft es exemplarisch eine komplette Haupterhebung.

Die Menüoptionen in der Haupterhebung

Datei

Menüoptionen Datei

Belege

Belege - Unter dieser Option verbergen sich die Belege von ASDPC, in dem die Daten der Statistik erfasst werden. Hinweise zur eigentlichen Erfassung der Daten erhalten Sie im folgenden Kapitel zur DURCHFÜRHUNG DER STATISIK. An dieser Stelle ist grundlegend zu vermerken, dass die Belege der Reihenfolge von oben nach unten abgearbeitet werden.

Extras

Extras - Der Menüeintrag "Extras" ist wie im identisch zum übergeordneten Menü "Extras" in ASDPC.

Prüfen

Prüfen - Nach der Dateneingabe in den Belegen können die Daten innerhalb der Belege geprüft werden. Mit der Option "Prüfen" ➥ "Gesamtprüfung" werden alle Belege und vor allem die Daten untereinander über die Belege hinweg geprüft.

Hilfe

Die Hilfe ist identisch zum übergeordneten Menü "Hilfe". Die Hilfe kann von jedem Beleg aus aufgerufen werden.

Durchführung der Haupterhebung

Die Haupterhebung - In diesem Kapitel wird Schritt für Schritt durch eine Haupterhebung geführt.

Aufbau der Belege am Beispiel der LID123

Aufbau der Belege am Beispiel der LID123

Beleg: KLD323 - Klassendaten

Im Beleg KLD323 werden die Daten zu den Klassen erfasst.

Beleg: UVD223 - Unterrichtsverteilung

Beleg der Unterrichtsverteilung

Beleg: SCD011 - Religionszugehörigkeiten

Religionszugehörigkeiten

Beleg: SCD012 - Abgänger

Abgänger - in diesem Beleg werden die Abgänger der Abschlussjahrgänge erfasst.

Weitere Belege

Weitere Belege - Hier finden sich diverse Belege für weitere Daten. Manche der Belege werden nur für passende Schulformen angezeigt. Beispielsweise für die Abiturprüfungsergebnisse, Zuwanderungsgeschichte, Internatsplätze, Wohnorte, Altersstruktur, Deutschfördergruppen oder weitere Weitere "Weitere Belege".

Bereitstellung der Daten

Wenn alle Belege vollständig und so korrekt wie möglich ausgefüllt wurden, ist eine erneute Gesamtprüfung der Daten vorzunehmen und alle Fehler müssen geprüft werden.

  • Muss-Fehler sind zu entfernen.
  • Harte Fehler können im Einzelfall nach individueller Rücksprache mit der Schulaufsicht erhalten bleiben.
  • Hinweise sollten beseitigt werden, sollte der eingegebene Umstand aber die Schulrealität gut abbilden, können und sollen sie stehen bleiben.
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Wichtig!

Nach jeder Veränderung der Daten ist immer eine erneute Gesamtprüfung durchzuführen.


an IT.NRW

Zum Export der Daten kann nun über Datei ➥ Export ➥ Daten für IT.NRW die Exportdatei erstellt werden.

Sofern noch Muss-Fehler in der Statistik enthalten sind oder keine Gesamtprüfung durchgeführt wurde, ist ein Bereitstellen der Daten nicht möglich.

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Hier ist nun Ihre vierstellige ASD-Signatur einzugeben.

ASDPC ASD Signatur Export.png

Haben Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm befolgt, finden Sie die Daten standardmäßig im Unterordner \Ausgang Ihrer ASDPC-Installation. Also zum Beispiel "C:\ASDPC\Ausgang", wenn ASDPC auf Laufwerk C: installiert wurde.

Es handelt sich um eine verschlüsselte Datei mit dem Format

V4ssssss.jjX

wobei "ssssss" Ihre Schulnummer und "jj" das Schuljahr ist.

V4101500.20X

Wäre also die Datei für die (imaginäre) Schule 101500 im Jahr 2020.

Diese Datei ist nun an IT.NRW zu übersenden, die Emailadresse wird jedes Jahr mit den Unterlagen von IT.NRW mitgeteilt.

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Hinweis

Übersenden Sie bitte nur die verschlüsselten Dateien, die mit einem "X" enden!


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Wichtig!

Kontrollieren Sie bitte die Emailaddresse von IT.NRW ganz genau auf Korrektheit!


Mit dem Absenden der Daten vor dem Stichtag ist die Statistik fertig bearbeitet.

an den Schulträger

Über Datei ➥ Export können auch Daten für den Schulträger in unverschlüsselter Form erzeugt und diesem übergeben werden.

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Achtung!

Achten Sie bei diesen Daten auf den Datenschutz und nutzen Sie sichere Übertragungswege.


Fehlersuche - typische Fehler aus der Praxis

Häufig in der Praxis auftauchende Fehlerquellen

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